1. Introduction à la Gestion du Cycle de Vie de l'Information (ILM)
Imaginez toutes les informations que votre organisation crée et utilise au quotidien : des documents, des emails, des présentations, etc. Ces informations ont une durée de vie. Elles sont créées, utilisées pendant un certain temps, puis arrivent à une étape où elles ne sont plus nécessaires activement. C'est là qu'intervient la Gestion du Cycle de Vie de l'Information (ILM).
L'ILM, c'est une approche stratégique qui permet à votre entreprise de gérer ses informations de manière efficace tout au long de leur existence. L'objectif est de s'assurer que les bonnes informations sont disponibles au bon moment, qu'elles sont sécurisées et conformes aux réglementations, et qu'elles sont éliminées de manière appropriée lorsqu'elles ne sont plus nécessaires. Exemple simple : Un brouillon de document est créé (étape de création). Il est ensuite modifié et utilisé pour un projet (étape d'utilisation). Une fois le projet terminé, il est stocké sur un serveur (étape de stockage). Après une certaine période, s'il n'a plus de valeur, il est supprimé (étape de disposition). 2. Les Étapes du Cycle de Vie de l'Information
Pour mieux comprendre l'ILM, il est utile de décomposer le cycle de vie de l'information en plusieurs étapes :
Création ou Réception : C'est le moment où l'information apparaît pour la première fois dans votre organisation. Exemple : Un employé rédige un compte-rendu de réunion, un client envoie un formulaire de commande, un système génère un rapport d'activité. Utilisation et Maintenance : L'information est utilisée pour le travail quotidien, consultée, modifiée et mise à jour si nécessaire. Exemple : Un chef de projet consulte le planning, une équipe marketing met à jour une brochure produit, un service comptable enregistre une facture. Stockage : L'information est conservée pour une utilisation future potentielle. Exemple : Les documents de projets terminés sont archivés, les anciennes versions de politiques internes sont conservées pour référence. Disposition : À la fin de sa vie utile et conformément aux règles établies, l'information est traitée. Cela peut inclure la suppression, l'archivage à long terme ou la conservation en tant qu'enregistrement officiel. Exemple : Les notes de réunions sans importance sont supprimées après un mois, les contrats clients sont archivés pendant la durée légale requise, les documents financiers importants sont conservés comme enregistrements. Les stratégies de rétention se concentrent principalement sur l'étape de disposition, en définissant combien de temps l'information doit être conservée (durée de stockage) et quelle action doit être entreprise ensuite (suppression, archivage, etc.). Elles sont donc un élément clé d'une bonne gestion du cycle de vie de l'information.
3. Stratégie de Gestion du Cycle de Vie de l'Information (ILM Strategy)
Mettre en place une stratégie ILM claire présente de nombreux avantages pour votre organisation :
Meilleure gestion des données : Vous savez quelles informations vous possédez, où elles sont stockées et pendant combien de temps. Optimisation de l'espace de stockage : En supprimant les données obsolètes, vous réduisez les coûts de stockage et simplifiez la gestion. Conformité réglementaire : Vous vous assurez de respecter les obligations légales en matière de conservation des documents. Réduction des risques : En gérant la suppression des informations non nécessaires, vous limitez les risques liés à la conservation de données sensibles trop longtemps. Amélioration de l'efficacité : Les employés trouvent plus facilement les informations dont ils ont besoin lorsque les données sont bien organisées et que le contenu obsolète est éliminé. Pour mettre en place une stratégie ILM efficace, il est important de :
Définir les types d'informations que votre organisation gère. Déterminer la valeur de chaque type d'information pour votre activité et les obligations légales associées. Établir des politiques de rétention claires pour chaque type d'information, indiquant la durée de conservation et les actions de disposition. Mettre en œuvre ces politiques à l'aide des outils disponibles dans SharePoint Online et Microsoft 365. Sensibiliser les employés à l'importance de l'ILM et à la manière d'appliquer les politiques. Réévaluer et mettre à jour régulièrement votre stratégie ILM en fonction des besoins de votre organisation et des évolutions réglementaires. 4. Gestion des Enregistrements (Records Management)
La gestion des enregistrements est une partie essentielle de l'ILM. Un enregistrement est une information qui doit être conservée de manière officielle et immuable pendant une période spécifique pour des raisons légales, réglementaires ou commerciales.
Exemples : Contrats signés avec des clients, rapports financiers annuels, documents relatifs à la propriété intellectuelle, procès-verbaux de conseils d'administration. Pour gérer efficacement les enregistrements, votre organisation met en place :
Un plan de classement (file plan) : Il indique où chaque type d'enregistrement doit être stocké, les réglementations applicables, la durée de conservation, le mode de disposition et la personne responsable. Des calendriers de rétention (retention schedules) : Ils précisent quand un enregistrement n'est plus actif, combien de temps il doit être conservé ensuite et comment il doit être éliminé. SharePoint Online offre des fonctionnalités pour la gestion des enregistrements :
Enregistrements sur place (in-place records) : Les documents sont déclarés comme enregistrements à leur emplacement d'origine. L'avantage est de conserver le contexte, mais cela peut rendre les bibliothèques plus chargées. Mode opératoire général : Les administrateurs configurent des règles qui, lorsqu'elles sont déclenchées (par exemple, un statut spécifique est attribué au document), déclarent le document comme enregistrement. Les modifications et suppressions peuvent alors être bloquées selon la configuration. Centre d'enregistrements (Records Center) : C'est un site SharePoint dédié au stockage et à la gestion des enregistrements provenant de différents emplacements. Des règles d'acheminement peuvent être configurées pour déplacer automatiquement les documents vers le Centre d'enregistrements en fonction de leur type de contenu ou d'autres métadonnées. Mode opératoire général : Un site "Centre d'enregistrements" est créé. Des règles sont configurées dans Microsoft Purview pour identifier les documents à déclarer comme enregistrements et éventuellement les déplacer ou les copier vers ce centre. 5. Archivage des Données : Conservation à Long Terme
L'archivage est le processus de conservation des données sur le long terme, au-delà de leur période d'utilisation active. Cela répond souvent à des exigences légales, de conformité ou pour des raisons historiques.
Exemple : Après la période de rétention active d'un contrat (par exemple, 7 ans), il peut être archivé pour une durée supplémentaire (par exemple, 20 ans) à des fins de conformité ou en cas de litige. Les stratégies de rétention peuvent prévoir l'archivage automatique à la fin de la période de rétention active. SharePoint Online offre différentes options pour l'archivage :
Politiques de rétention avec action d'archivage : Configurer une politique qui, après une certaine période, déplace automatiquement le contenu vers un emplacement d'archive. Mode opératoire général : Lors de la création d'une politique de rétention dans Microsoft Purview, une des actions possibles à la fin de la période de rétention est de déplacer le contenu vers un autre emplacement (qui peut être une bibliothèque d'archives). Bibliothèques d'archives dédiées : Créer des bibliothèques spécifiquement pour le stockage à long terme. Le contenu peut y être déplacé manuellement ou via des automatisations. Utilisation de flux (Power Automate) : Automatiser le déplacement de données vers des emplacements d'archives en fonction de conditions spécifiques (par exemple, la date de dernière modification dépasse une certaine limite). Mode opératoire général : Un flux Power Automate peut être créé pour surveiller une bibliothèque et, lorsqu'un document remplit certaines conditions, le copier ou le déplacer vers une bibliothèque d'archives. Microsoft 365 Archive : Un service qui permet de sortir des sites SharePoint entiers de l'utilisation active tout en maintenant la sécurité et la conformité. Les informations archivées restent soumises aux règles de gestion des informations de Purview. La réactivation d'un site archivé peut avoir un coût après une période initiale. Il est important de bien distinguer l'archivage du backup (sauvegarde). L'archivage est une conservation à long terme pour des raisons spécifiques, tandis que la sauvegarde est une copie des données pour permettre une récupération en cas de problème (suppression accidentelle, panne, etc.). Microsoft 365 propose également des solutions de sauvegarde.
6. Application des Stratégies : Politiques et Étiquettes de Rétention
Pour mettre en œuvre les stratégies de rétention dans SharePoint Online et l'ensemble de Microsoft 365, on utilise principalement deux mécanismes :
Politiques de rétention : Ce sont des règles configurées par les administrateurs via le Centre de conformité Microsoft 365 (Microsoft Purview). Elles spécifient pendant combien de temps le contenu doit être conservé dans certains emplacements (par exemple, toutes les boîtes aux lettres Exchange, tous les sites SharePoint d'une collection, tous les comptes OneDrive). Vous définissez une durée de rétention et ce qu'il se passe à la fin de cette période (suppression, conservation comme enregistrement, etc.). Mode opératoire général : Accéder au Centre de conformité Microsoft 365. Naviguer vers la section "Gestion du cycle de vie des données" puis "Stratégies de rétention". Créer une nouvelle stratégie de rétention. Nommer la stratégie et ajouter une description. Choisir les emplacements auxquels la stratégie s'applique (SharePoint, OneDrive, Exchange, etc.). Définir les conditions de rétention (par exemple, conserver les éléments pendant X années après leur création). Choisir l'action à la fin de la période de rétention (supprimer, conserver comme enregistrement). Vérifier et activer la stratégie. Étiquettes de rétention : Ce sont des balises que l'on applique au contenu (manuellement par les utilisateurs ou automatiquement par le système) pour lui attribuer une stratégie de rétention spécifique. Une même étiquette peut être appliquée à différents emplacements (SharePoint, OneDrive, Teams, etc.). Les étiquettes offrent plus de granularité car elles peuvent être appliquées à des éléments individuels ou à des ensembles de contenu au sein d'une bibliothèque ou d'un site où une politique de rétention générale est déjà en place. Une étiquette peut même dépasser la politique générale d'un emplacement. Mode opératoire général : Accéder au Centre de conformité Microsoft 365. Naviguer vers la section "Gestion du cycle de vie des données" puis "Étiquettes de rétention". Créer une nouvelle étiquette de rétention. Nommer l'étiquette et ajouter une description. Définir les conditions de rétention pour cette étiquette (par exemple, conserver les éléments pendant 7 ans puis les supprimer). Publier les étiquettes dans des politiques d'étiquettes de rétention pour les rendre disponibles aux emplacements souhaités. Les utilisateurs peuvent ensuite appliquer manuellement ces étiquettes aux documents ou des règles peuvent être configurées pour les appliquer automatiquement (voir point suivant). Les étiquettes de rétention peuvent être appliquées automatiquement :
En fonction de mots-clés ou de types de contenu détectés dans les documents. En utilisant Microsoft Syntex (SharePoint Premium) : Cet outil utilise l'intelligence artificielle pour analyser le contenu et appliquer automatiquement les étiquettes de rétention appropriées en fonction de la classification des documents. Par exemple, un modèle Syntex peut identifier une facture et lui appliquer automatiquement une étiquette de rétention "Facture - 7 ans". 7. Importance des Métadonnées pour la Rétention
Les métadonnées sont des informations qui décrivent votre contenu (par exemple, le type de document, le département responsable, la date de création, le statut). Elles jouent un rôle crucial dans l'application et la gestion efficace des stratégies de rétention :
Classification précise : En utilisant des métadonnées pertinentes, il devient plus facile d'identifier et de classer les documents en fonction de leur nature et de leurs exigences de rétention. Application automatique des étiquettes : Comme mentionné précédemment, des règles peuvent être configurées pour appliquer automatiquement des étiquettes de rétention en se basant sur les valeurs de métadonnées. Par exemple, tous les documents dont le "Type de document" est "Contrat Client" et le "Département" est "Juridique" pourraient se voir appliquer automatiquement l'étiquette "Contrat Client - 7 ans". Recherche et filtrage efficaces : Les métadonnées facilitent la recherche et le filtrage des documents en fonction de leur période de rétention ou de leur statut d'enregistrement. Gestion cohérente : L'utilisation d'un Term Store (banque de termes) dans SharePoint Online permet de centraliser et de standardiser la gestion des métadonnées utilisées dans votre organisation. Cela assure une classification cohérente des informations et facilite l'application uniforme des stratégies de rétention. 8. Disposition des Données
La disposition est l'action entreprise à la fin de la période de rétention. Selon les politiques de votre organisation, cela peut inclure :
Suppression définitive des données. Archivage à long terme pour des raisons spécifiques. Conservation en tant qu'enregistrement officiel. Il est essentiel de suivre les procédures de disposition définies dans vos stratégies de rétention pour assurer la conformité et optimiser le stockage.
9. Conformité et Suspensions pour Litige (Legal Holds)
Il est important de noter que les suspensions pour litige (legal holds) ont priorité sur les politiques de rétention. Lorsqu'une suspension pour litige est activée pour des informations potentiellement pertinentes dans le cadre d'une action en justice, les politiques de rétention sont temporairement désactivées pour ces informations afin d'éviter leur suppression ou modification.
10. Sauvegarde et Rétention : Des Concepts Distincts
Bien que les deux soient liés à la gestion des données, la sauvegarde (backup) et la rétention sont des concepts distincts avec des objectifs différents :
Sauvegarde : Il s'agit de créer des copies de vos données pour pouvoir les restaurer en cas de perte accidentelle, de corruption ou de sinistre. Les sauvegardes sont généralement conservées pendant une période plus courte que les données soumises à des politiques de rétention à long terme. Microsoft propose différentes options de sauvegarde pour SharePoint Online. Rétention : Il s'agit de conserver les données pendant une période spécifique conformément aux politiques internes et aux obligations réglementaires. L'objectif n'est pas la récupération après une perte, mais la gestion du cycle de vie de l'information et la conformité. Comprendre ces stratégies de rétention est fondamental pour toute personne travaillant avec SharePoint Online, car cela impacte la manière dont les informations sont gérées, stockées et finalement éliminées au sein de votre organisation. Même si vous n'êtes pas responsable de la configuration de ces stratégies, en connaître les principes vous aidera à mieux gérer le contenu que vous utilisez au quotidien.
Rétention