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Microsoft 365 & SharePoint

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Bonnes pratiques

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#1 Sites plutôt que dossier

Créer plusieurs sites, plutôt que plusieurs dossiers dans un seul site

#2 Créer plusieurs bibliothèques

Au sein d’un même site : créer des bibliothèques, plutôt que des dossiers dans la bibliothèque principale.

# 3 : Évitez les nombreuses autorisations uniques

Au lieu d’autoriser une personne à accéder à un élément (bibliothèque, liste...) d’un site (autorisation unique), préférez créer un site entièrement partagés.

# 4 : Utiliser les métadonnées

Toujours à la mode mais moins utilisées car :
Recherche moderne suffisamment puissante pour se passer des métadonnées
Microsoft Teams, qui crée un dossier par canal, et donc permet de rester organisé
La Synchronisation OneDrive, qui ignore les métadonnées
Impossible d’agréger et de filtrer globalement (sites & bibliothèques) par métadonnées
Les sites Hub. Plus de collection de sites unique, où on pouvait créer toutes les colonnes de site à la racine et les propager vers les sous-sites inférieurs.
Mais :
Les bibliothèques de documents SharePoint modernes possèdent un moteur de recherche de métadonnées.
La conservation moderne, la gestion des enregistrements, les étiquettes de conformité et les étiquettes de confidentialité reposent toutes sur les métadonnées.

# 5 : Utiliser la synchronisation

Synchroniser localement les fichiers SP.

# 6 : Connaitre les limites de SharePoint

Par exemple, une limitation à 400 caractères pour les URL.
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Top 5 limitations of SharePoint Online | SharePoint Maven
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# 7 : Autoriser l’accès à partir de Teams

En plus de l’accès directe et de Sync.



#1 Sites plutôt que dossier
#2 Créer plusieurs bibliothèques
# 3 : Évitez les nombreuses autorisations uniques
# 4 : Utiliser les métadonnées
# 5 : Utiliser la synchronisation
# 6 : Connaitre les limites de SharePoint
# 7 : Autoriser l’accès à partir de Teams
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