Power Platform - Apps - Automate - SharePoint

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Application pilotée par modèle

Migration depuis Access

Gonzague Ducos

Préparation de l’importation

Les types de champs pas supportées : N° de réplication.

[ModeOp] Importer une base Access

Résumé des étapes

1- Dans Dataverse, disposer d’une solution ou en créer une (conseillée)

2- Dans Access, lancer l’Assistant d’exportation

Si la base contient des relations entre les tables :

3- Dans la solution Dataverse, renommer les champs “clé”

4- Dans Access, créer des requêtes Mise à jour pour remplir les “champs clé” avec des GUID

1- Dans Dataverse

Dans un environnement supportant Dataverse, créer éventuellement un solution. Les tables ajoutées dans cette solution avec l’exportation des données Access pourront ensuite être utilisées dans toutes les solutions de l’environnement.

2- Importer de Access vers Dataverse

Cliquer sur Dataverse dans l’onglet Données externes :

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Sélectionner un environnement et cocher les options suivantes puis cliquer sur Sélectionner les champs de nom principal.

⁠

Sélectionner un champ parmi ceux de type Texte des tables et cliquer sur OK

⁠

De retour dans l’assistant d’exportation, cliquer sur Suivant >.

Sélectionner la solution puis cliquer sur Suivant > :

⁠

Le résultat du valideur s’affiche. Si au moins un avertissement a été détecté, voici le message :

⁠

Cliquer sur Créer une table d’erreurs de validation de colonne, puis cliquer sur Annuler. Ouvrir ensuite la table Erreurs de validation de colonne de dataverse :

⁠

Si les types de champ ne sont pas corrigés, relancer l’Assistant et cocher Voulez-vous ignorer les avertissements du valideur et poursuivre l’exportation vers Dataverse ?, ce qui active le bouton OK pour poursuivre. Si aucune erreur n’est détectée, cliquer sur OK.

⁠

L’Assistant affiche la liste des tables et leur état d’exportation :

⁠

Dans la base Access, pour chaque table, se trouvent la table source renommé <table>_Local et la table liée à la base Dataverse :

⁠

Cliquer sur Créer un rapport d’exportation crée une table Rapport d’exportation de Dataverse, mais toujours vide... Cliquer sur Fermer.

Constater que les tables sources sont suffixées avec _Local et qu’un lien vers la table Dataverse a été créé :

⁠

3- Ajuster les champs dans Dataverse

Dans Access, chaque réservation est affectée à une salle, via le champs lien IDSalle :

⁠

a) Renommer les tables

Pour chaque table, modifier le Nom au pluriel (Paramètres) :

⁠

Ces noms au pluriel seront repris dans plusieurs endroits de Power Apps et Power Automate.

b) Re créer les relations

Dans Dataverse, les tables sont bien présentes, mais les relations entre elles doivent être recréées. Les champs IDSalle de la base d’origine ne peuvent pas être utilisées.

⁠

Dans chaque table, un champ avec le même nom que la table a été créé, de type Identificateur unique.

Dans une table, sélectionner Colonnes (1), puis dans le menu contextuel de la ligne du champ, sélectionner Modifier (2). Enfin, dans Nom complet, ajouter le suffixe _key. Enregistrer.

⁠

Cliquer sur Tous, en haut du volet Objets, et cliquer sur Publier toutes les personnalisations.

Créer la relation entre les tables : Dans la table du côté Plusieurs des relations (ici la table Resa), afficher les relations, puis + Nouvelle relation puis Plusieurs-à-une :

⁠

Rechercher la table dans la liste Associé (un), puis sélectionner Parental pour le Type de comportement (les suppressions et mises à jour se feront en cascade). Ne pas rendre obligatoire la saisie pour l’instant.

⁠

Cette action ajouter une colonne de type Recherche dans la table du côté Un.

4- Créer des requêtes Mise à jour

Dans Access, clic droit sur une des requêtes liées, puis Actualiser le lien.

Créer une requête, ajouter les 2 tables concernées par la relation (tables liées vers Dataverse), basculer en requête Mise à jour (1), relier les deux tables avec leurs champs actuelles de relation (2) puis paramétrer la remplissage du champ par le champ “key” (3) :

⁠

Exécuter la requête, et confirmer les 2 messages d’avertissement successifs. La requête peut être enregistrerer dans la base Access pour la réutiliser lors d’un nouvelle import.

Retourner dans la colonne de recherche (ici Salle de la table Resa) et passer Besoin en colonne de recherche sur Entreprise obligatoire.

Dans Dataverse, supprimer les champs qui servaient à faire la relation entre 2 tables, ici IDSalle dans les 2 tables Salle et Resa (pour le champ IDSalle de la table Salle, supprimer d’abord la clé à partir de la page Clés de la table). Dans ce cas, la requête préalablement enregistrée ne pourra plus être utilisée.

Préparation de l’importation

[ModeOp] Importer une base Access

Résumé des étapes

1- Dans Dataverse

2- Importer de Access vers Dataverse

3- Ajuster les champs dans Dataverse

a) Renommer les tables

b) Re créer les relations

4- Créer des requêtes Mise à jour

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