Power Platform - Apps - Automate - SharePoint

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Déroulé pédagogique

Module 8 : Workflows Power Automate

Concepts et Exemples concrets d’utilisation

Cf. Miro.

Exercices pratiques

Workflow d’approbation (modèle) – Sur une bibliothèque de votre site, utilisez le modèle Demander une approbation (Request sign-off) via le menu Automatiser. Configurez-le pour qu’il envoie une demande à vous-même (ou un collègue). Déclenchez-le sur un document. Allez dans Power Automate > Activité (ou vos emails) pour approuver ou rejeter la demande. Revenez dans la bibliothèque et observez la colonne Statut de validation mise à jour en conséquence (approuvé ou rejeté).

Création d’un flux personnalisé – Dans Power Automate, créez un Flux instantané (déclenché manuellement) sur votre site de test : par exemple, un flux qui sur demande va prendre tous les éléments d’une liste et envoyer un email récapitulatif. (Indice : utiliser le déclencheur manuel, puis l’action SharePoint “Get items” pour récupérer les éléments de la liste, puis une boucle For each pour construire un corps de mail, et enfin l’action “Envoyer un e-mail”). Si cela est trop complexe, créez un flux plus simple : Quand un élément est créé dans [Liste A], créer un élément dans [Liste B], pour voir un flux multi-étapes. Testez-le en créant un élément dans la Liste A et vérifiez qu’il apparaît dans Liste B.

Utiliser un gabarit de flux – Explorez les gabarits proposés par Power Automate. Par exemple, essayez le gabarit “Envoyer un e-mail de rappel 7 jours avant une date d’échéance” sur la liste de tâches. Configurez la connexion à votre site et liste, puis activez-le. (Le flux enverra un mail pour les tâches à échéance dans 7 jours – vous pouvez ajuster la date d’une tâche pour tomber dans la condition et vérifier l’envoi de mail).

Visualiser un flux – Dans l’éditeur Power Automate, ouvrez un flux créé (ou utilisez un flux d’exemple du formateur) et décryptez sa logique : identifiez le déclencheur, les actions, les éventuelles conditions. Ceci afin de vous familiariser avec la lecture d’un flux existant.

Synthèse du module

Automatisation des processus : Les workflows (ou flux Power Automate) permettent d’automatiser et d’orchestrer des tâches liées aux contenus SharePoint, améliorant l’efficacité et la fiabilité des processus métier. Au lieu de courir après des validations par email ou de tenir des listes manuelles, un flux bien conçu fait circuler l’information et les tâches aux bonnes personnes au bon moment.

Évolution vers Power Automate : Les anciens workflows SharePoint intégrés ont été retirés ou déconseillés sur SharePoint Online (2010 déjà retiré en 2020, 2013 en fin de support d’ici 2026. La plateforme standard pour les automatisations est désormais Power Automate, qui offre plus de connecteurs (vers Outlook, Teams, Planner, etc.), une interface no-code, et une communauté/gabarits riche. En pratique, cela signifie que la plupart des besoins de workflow se résolvent en créant un flux Power Automate plutôt qu’en configurant un “workflow SharePoint” à l’ancienne.

Workflows standard vs personnalisés : Des solutions clé-en-main existent (ex: Request sign-off intégré dans SharePoint, ou de nombreux modèles dans Power Automate pour l’approbation, les rappels, etc.), qui couvrent la majorité des cas simples. Pour des besoins spécifiques, on peut créer un flux de A à Z en définissant ses déclencheurs, actions, conditions. Power Automate permet de déployer ces flux rapidement au niveau liste/site.

Bonnes pratiques de conception de flux : Identifiez bien le déclencheur (événement) et l’objectif final. Testez vos flux avec des données de démonstration avant de les utiliser en production (pour éviter les boucles infinies ou spams d’emails). Documentez le fonctionnement pour l’équipe (surtout les flux complexes). Mettez en place des notifications d’erreur dans le flux (par ex., un mail à l’admin si une branche erreur se produit) pour ne pas rater un problème.

Limitations et gouvernance : Gardez à l’esprit que trop de flux déclenchés très fréquemment peuvent consommer des ressources (il y a des quotas d’exécutions Power Automate par licence, etc.). Surveillez vos flux dans le centre d’administration Power Platform si vous en déployez beaucoup. Aussi, pensez à la maintenance : si un flux envoie des notifications à une personne spécifique, prévoyez de mettre à jour cette adresse en cas de changement de personnel.

Intégration étroite : Un flux SharePoint peut interagir avec d’autres services (envoi Teams, création de tickets Azure, etc.). Cela ouvre la voie à l’automatisation de processus complets end-to-end, pas seulement intra-SharePoint. En tant que concepteur, n’hésitez pas à explorer ces possibilités pour connecter les outils entre eux et éviter les ressaisies manuelles. Chaque étape manuelle éliminée par un workflow est du temps gagné et un risque d’erreur en moins pour votre organisation.

Concepts et Exemples concrets d’utilisation

Exercices pratiques

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