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Généralités
Affichage et modification des paramètres de la bibliothèque de documents
Nous avons vu plusieurs paramètres de liste dans le cadre de la recette Affichage et modification des paramètres de liste dans le Chapitre 4, Listes et bibliothèques dans SharePoint Online. Comme mentionné précédemment, les bibliothèques sont une extension des listes, et par conséquent, ces paramètres s'appliquent également aux bibliothèques. Cependant, ils disposent également de quelques paramètres supplémentaires qui sont pertinents pour la façon dont vous travaillez avec les fichiers et les documents.
Nous examinerons certains de ces paramètres dans le cadre de cette recette. À titre d'exemple, nous allons voir comment modifier la façon dont les documents activés par navigateur s'ouvrent par défaut. Lorsque vous cliquez sur un document dans une bibliothèque, le paramètre par défaut entraîne l'ouverture du document dans le navigateur. Toutefois, comme décrit dans la recette Affichage et modification de documents dans le navigateur plus haut dans ce chapitre, l'expérience d'édition du navigateur a ses limites. Par conséquent, vous pouvez exiger que les documents d'une bibliothèque particulière s'ouvrent dans les clients Office correspondants afin que les utilisateurs de votre site puissent bénéficier de cette expérience d'édition enrichie chaque fois qu'ils ouvrent un document à partir de la bibliothèque. Cette recette vous montrera comment procéder.
Vous aurez besoin d'un accès Edit, Design ou Contrôle total à la bibliothèque dont vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres. Alternativement, vous devrez faire au moins partie du groupe Membres ou Propriétaires du site pour modifier les paramètres de la liste.
Pour modifier le comportement d'ouverture par défaut des documents d'une bibliothèque, procédez comme suit :
1. Accédez à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez modifier ce comportement.
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage des paramètres dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur Paramètres de la bibliothèque, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
4. Cela vous amène à la page Paramètres de la bibliothèque. Ici, vous pouvez afficher et modifier divers paramètres de la liste.
5. Cliquez sur le lien Paramètres avancés et faites défiler jusqu'au paramètre Ouverture des documents dans le navigateur.
6. Sélectionnez l' option Ouvrir dans l'application cliente.
7. Cliquez sur le bouton OK en bas de l'écran.
Vous venez de modifier le comportement d'ouverture par défaut des documents activés par navigateur. En cliquant sur un document dans la bibliothèque, vous serez invité à l'ouvrir directement dans l'application cliente correspondante.
Comme nous l'avons vu dans les recettes précédentes, travailler sur le client a ses avantages mais aussi ses inconvénients. Cela signifie que vous voudrez choisir avec soin le comportement d'ouverture par défaut en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Notez également que, puisque vous ne pouvez modifier que des documents Microsoft Office directement dans le client, ce paramètre n'affectera que ces types de fichiers.
D'autres fichiers continueront à s'ouvrir dans le navigateur (pour les types de fichiers qui prennent en charge l'affichage dans le navigateur) ou seront téléchargés, en fonction du type de fichier.
Voici quelques-uns des autres paramètres pertinents pour les documents :
Paramètres généraux – Paramètres avancés – Disponibilité du client hors connexion : ce paramètre empêche la synchronisation locale des documents de cette bibliothèque à l'aide de la synchronisation OneDrive. Notez que les utilisateurs peuvent toujours télécharger ces documents, mais ils ne seront pas synchronisés via le client de synchronisation OneDrive.
Paramètres généraux – Paramètres de valeur par défaut de la colonne : il s'agit de l'un des paramètres les plus utiles, mais négligés, dans SharePoint Online. Cette page de paramètres vous permet de définir les valeurs de métadonnées par défaut de votre bibliothèque, en fonction du dossier dans lequel les documents sont enregistrés. À titre d'exemple, supposons qu'il existe une bibliothèque de stratégies sur votre site intranet qui est utilisée pour partager les stratégies entre les différents services de votre organisation. La bibliothèque comporte des dossiers par service (tels que Communications, Finances et RH), puis des sous-dossiers pour stocker les documents de politique pertinents. Supposons également que la bibliothèque dispose d'une colonne de métadonnées appelée Département afin que vous puissiez étiqueter chaque document de politique en fonction du service auquel il appartient.
Vous pouvez désormais définir des valeurs par défaut pour cette colonne afin que tous les documents téléchargés dans la bibliothèque soient automatiquement étiquetés par le nom du service en fonction du dossier dans lequel ils sont téléchargés. La capture d'écran suivante en montre un exemple :
Dans la capture d'écran précédente, 1 représente le dossier (et tous les sous-dossiers) pour lequel les métadonnées par défaut sont définies, 2 représente la colonne de métadonnées (et son type) pour laquelle la valeur est configurée et 3 représente la valeur par défaut qui sera appliquée lorsque les documents seront téléchargés dans le dossier.
Autorisations et gestion – Gérer les fichiers qui n'ont pas de version archivée : Cette page affiche une liste de tous les fichiers qui n'ont pas de version archivée. Nous en apprendrons davantage sur ce paramètre dans le cadre de la prochaine recette, des paramètres de gestion des versions, de l'approbation du contenu et de l'extraction du document.
Il y a beaucoup d'autres paramètres qui ne sont pas mentionnés ici, nous restons donc concentrés sur ce qui est important pour tout le monde. Les lecteurs sont toutefois encouragés à explorer indépendamment les nombreux autres paramètres via la page des paramètres de la bibliothèque.
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