Pour créer un document à l'aide du menu Nouveau d'une bibliothèque de documents, procédez comme suit :
Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer le document. Cliquez sur le menu Nouveau dans la barre de navigation en haut de la bibliothèque :
Cliquez sur le type de document que vous souhaitez créer. Nous choisirons un modèle de document Word pour notre exemple. Cela créera un document Word vierge dans la bibliothèque et l'ouvrira pour être modifié dans une nouvelle fenêtre de navigateur. Cliquez sur Document - Texte enregistré en haut de l'écran (au-dessus du menu du ruban) :
Donnez un nom à votre document, puis appuyez sur la touche Entrée ou cliquez n'importe où en dehors de la zone de texte pour enregistrer la modification :
Depuis l’application Microsoft Office
Ouvrez l'application de bureau Office localement. Nous allons ouvrir Microsoft Word puisque nous créons un document Word dans cet exemple. Créez ou modifiez le contenu comme vous le feriez habituellement. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer ou Enregistrer sous. Une liste de vos emplacements récents s'affichera maintenant. Ces emplacements récents peuvent être vos bibliothèques SharePoint et OneDrive en ligne, ou des dossiers locaux sur votre ordinateur :
Notez que vous pouvez cliquer sur l'icône d'épingle à côté de vos lieux fréquemment utilisés, de sorte qu'ils soient épinglés en haut de la liste. Si vous voyez votre bibliothèque SharePoint Online ici, vous pouvez la sélectionner, entrer un nom pour votre fichier, puis l'enregistrer ici, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
Si vous n'avez pas trouvé votre bibliothèque dans la liste des bibliothèques récentes, vous pouvez cliquer sur l' option Sites – (nom de votre organisation) pour afficher la liste des sites fréquemment consultés ou suivis :
En cliquant sur le nom d'un site, vous affichez les bibliothèques de documents sur ces sites. Vous pouvez ensuite sélectionner une bibliothèque, puis y enregistrer votre document, comme illustré à l' étape 4. Enfin, si vous ne voyez pas votre site dans cette liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous. Entrez ensuite l'URL de la bibliothèque (sans les formulaires/AllItems.aspx de fin) et cliquez sur Enregistrer, comme indiqué dans la capture d'écran suivante :
Cela vous amène à la vue par défaut de la bibliothèque (comme vous le feriez dans le navigateur).
Notez qu'il se peut que vous soyez invité à entrer des informations d'identification à ce stade, en particulier si vous le faites pour la première fois ou si vous n'utilisez pas votre ordinateur de travail. Veillez à ne pas enregistrer/mémoriser les informations d'identification si vous utilisez un ordinateur public pour ce faire.
Entrez un nom de fichier et cliquez à nouveau sur Enregistrer pour enregistrer le document dans la bibliothèque. Si votre bibliothèque contenait des colonnes obligatoires pour des métadonnées supplémentaires, vous serez invité à entrer des valeurs pour ces colonnes avant de pouvoir enregistrer le document. Si cela se produit, vous devrez sélectionner ou entrer les métadonnées requises, puis cliquer sur le bouton Réessayer d'enregistrer :
Vous pouvez trouver l'option permettant d'ouvrir le panneau Propriétés en cliquant sur Afficher dans le ruban supérieur. Cela permettra d'enregistrer le document à l'emplacement que vous avez précédemment sélectionné. Différences entre le stockage d'un document dans SharePoint Online et le stockage local
L'une des différences entre le stockage d'un document dans SharePoint Online et le stockage local est que lorsque vous stockez un document dans une bibliothèque de documents SharePoint, il devient automatiquement disponible pour toute autre personne ayant accès à cette bibliothèque. Les autres utilisateurs qui ont accès au document peuvent également y travailler immédiatement en parallèle. Parmi ses autres avantages, le stockage de documents en ligne facilite également leur partage avec d'autres personnes en leur envoyant simplement par e-mail des liens vers ces documents à l'aide de la fonctionnalité de lien de partage ou de copie dans SharePoint Online.
Gouvernance et architecture de l'information
Les membres de votre site peuvent y créer des listes et des bibliothèques. Ils peuvent également créer des colonnes dans les bibliothèques, créer des dossiers, personnaliser les vues de bibliothèque et modifier d'autres paramètres pour ces bibliothèques. Cela peut rapidement conduire à plusieurs listes et bibliothèques sur l'ensemble de votre site. Parallèlement à cela, de nombreuses colonnes, dossiers et affichages de liste dispersés peuvent également être créés dans ces bibliothèques.
Pour cette raison, si vous êtes propriétaire d'un site ou d'une bibliothèque, vous devez réfléchir à l'avance à la planification des autorisations pour votre site et/ou les listes et bibliothèques au sein du site. En outre, vous voudrez planifier la structure et l'organisation du contenu qui sera hébergé sur ces sites. Idéalement, vous devriez le faire avant que les utilisateurs ne commencent à créer ou à télécharger des fichiers dans la bibliothèque. En tant que propriétaire de site, vous devez vous demander si le contenu doit être hébergé dans une bibliothèque ou dans plusieurs bibliothèques. De plus, en tant que propriétaire de bibliothèque, vous devez tenir compte des points suivants :
Les colonnes (c'est-à-dire les métadonnées) qui doivent être capturées pour les documents de la bibliothèque
Les vues qui doivent être créées pour la bibliothèque
Si vous devez créer des dossiers pour organiser les fichiers
Gestion des versions, extraction requise et autres paramètres similaires pour la bibliothèque
En plus de cela, vous devez réfléchir aux différents types d'utilisateurs qui interagiront avec votre bibliothèque ou, mieux encore, votre site dans son ensemble, et planifier en conséquence les autorisations pour savoir qui peut faire quoi sur le site.
Création d'un nouveau document
