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Déroulé pédagogique

Module 3 : Intégration Office et gestion des documents

Concepts et Exemples concrets d’utilisation

Cf. Miro.

Exercices pratiques

Coédition – En binôme, ouvrez un même document Word à partir de la bibliothèque SharePoint. Chacun édite une partie différente du document (par exemple l’un écrit une phrase dans l’introduction, pendant que l’autre ajoute une liste à puces à la fin). Constatez la coédition en temps réel. Essayez également d’ajouter un Commentaire dans le document en mentionnant votre partenaire (@Nom).

Ajout de colonne et édition –

Sur la bibliothèque de documents du site, ajoutez une nouvelle colonne de type choix intitulée “Statut” avec par exemple les choix “Brouillon” / “Final”.

Renseignez cette colonne pour quelques documents (mettez “Brouillon” sur un doc et “Final” sur un autre).

Créez ensuite une vue filtrée qui n’affiche que les documents dont Statut = Final.

Versionnage – Ouvrez un document, apportez-lui des modifications simples puis enregistrez. Refaites une modification et enregistrez de nouveau (ainsi vous avez créé au moins 3 versions). Allez dans l’historique des versions du document et identifiez visuellement les différentes versions. Restaurez la version initiale du document pour voir l’effet (le contenu revient à son état d’origine). Note : si vous n’êtes pas autorisé à restaurer, le formateur vous montrera la manipulation.

Approbation – (Si le formateur a activé cette option) Chargez un document dans une bibliothèque configurée avec approbation de contenu. Notez qu’il apparaît en statut En attente pour vous. Changez de rôle (le formateur peut se connecter en tant qu’approbateur) et via le menu contextuel du document, cliquez Approuver. Vérifiez avec le premier compte que le document est maintenant Approuvé et visible.

Synthèse du module

Co-édition et intégration Office : SharePoint Online et Office forment un écosystème intégré où plusieurs utilisateurs peuvent éditer simultanément les fichiers Office stockés en ligne. On évite les conflits et chacun travaille sur la version unique du document dans SharePoint (plus de multiples copies locales). L’intégration couvre aussi l’insertion de fichiers depuis SharePoint dans Outlook, la possibilité d’éditer un document Office en ligne depuis le navigateur ou dans l’application de bureau, et la présence d’outils de commentaires et de mentions.

Colonnes et métadonnées : Les bibliothèques et listes permettent d’ajouter des métadonnées (colonnes supplémentaires) pour enrichir la description des contenus. Bien utilisées, ces métadonnées facilitent le classement et la recherche d’information. Par exemple, on peut ajouter une colonne “Catégorie” à une bibliothèque de procédures pour filtrer rapidement par catégorie.

Gestion de versions : SharePoint conserve un historique des modifications des documents. Cela améliore la fiabilité (on peut revenir en arrière en cas de besoin) et la responsabilité (on sait qui a modifié quoi). Il est recommandé d’accompagner les utilisateurs pour qu’ils comprennent cette fonctionnalité plutôt que de créer manuellement des versions “V1_final” “V2_final_final” des fichiers 😉.

Approbation et publication : Pour les contenus sensibles ou devant être validés (politiques, communications officielles), l’approbation de contenu est une mécanique simple qui assure qu’un œil relecteur valide avant diffusion. Couplée éventuellement à un flux de travail (voir module Workflows), l’approbation garantit la qualité et la cohérence des documents publiés.

Bonnes pratiques documentaires : Utilisez la coédition plutôt que l’extraction exclusive sauf nécessité, maintenez à jour les métadonnées, et pensez à tirer parti de l’historique des versions plutôt que de stocker plusieurs copies d’un même fichier dans la bibliothèque. Ces pratiques optimisent la collaboration et évitent la confusion dans les fichiers.

Concepts et Exemples concrets d’utilisation

Exercices pratiques

Synthèse du module

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