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Généralités
Paramètres de gestion des versions, approbation du contenu et extraction de documents
La page Paramètres de gestion des versions vous permet de contrôler divers paramètres liés à la gestion du cycle de vie des documents, tels que la gestion des versions, l'approbation, l'extraction et la visibilité des brouillons de documents.
Dans cette recette, nous allons modifier les paramètres de gestion des versions pour exiger l'extraction du document. L'activation de cette option oblige les utilisateurs à extraire le document avant de pouvoir y apporter des modifications. Cela verrouille essentiellement le document exclusivement pour leur utilisation d'édition. Une fois qu'un document est extrait, les autres utilisateurs ne peuvent plus le modifier, à moins qu'il ne soit à nouveau archivé par l'utilisateur qui le modifie. Toute personne disposant d 'un accès en lecture ou supérieur peut toujours afficher le document. Cependant, la version du document qu'ils verront est celle qui a été archivée en dernier. Ils ne verront pas les modifications que l'utilisateur qui a extrait le document est en train d'apporter tant qu'ils n'auront pas archivé le document.
Vous aurez besoin d'un accès Edit, Design ou Contrôle total à la bibliothèque dont vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres de version. Vous devez également faire partie des groupes de sites Membres ou Propriétaires pour modifier ces paramètres.
Pour exiger l'extraction des documents d'une bibliothèque, procédez comme suit :
1. Accédez à la page Paramètres comme décrit dans la recette précédente.
2. Cliquez sur Paramètres de gestion des versions dans la section Paramètres généraux.
3. Sur la page Paramètres de gestion des versions, faites défiler jusqu'à la section Exiger l'extraction.
4. Sélectionnez Oui pour Exiger que les documents soient extraits avant de pouvoir être modifiés ?.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
6. Revenez à la bibliothèque en cliquant sur le nom de la bibliothèque dans le fil d'Ariane, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
7. Cliquez sur n'importe quel document pour l'ouvrir.
8. Si votre document s'est ouvert dans le navigateur, vous remarquerez une nouvelle option de menu Modifier le document dans le coin supérieur droit de l'écran, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
9. Cliquez sur Modifier et notez qu'Office Online vous demande désormais d'extraire le document avant de le modifier :
Figure 5.34 : Une fenêtre contextuelle pour passer à la caisse apparaît lorsque vous sélectionnez Modifier
10. Fermez l'onglet du navigateur contenant le document et retournez à la bibliothèque.
11. Cliquez sur les points de suspension en regard du nom du document.
12. Cliquez sur Plus , puis sur Vérifier, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
Figure 5.36 : Navigation pour extraire un document
13. Cliquez sur le document pour l'ouvrir à nouveau dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
14. Notez que l' option Modifier le document n'apparaît plus et que vous pouvez désormais y apporter directement des modifications.
15. Fermez l'onglet du navigateur pour revenir à la bibliothèque une fois que vous avez apporté les modifications requises à votre document.
16. Dans la vue Bibliothèque, cliquez à nouveau sur les points de suspension en regard du nom du document, puis cliquez sur Plus.
17. Vous pouvez maintenant cliquer sur Ignorer l'extraction pour annuler vos modifications ou cliquer sur Archiver pour enregistrer vos modifications dans le document, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
Figure 5.37 : Options permettant d'ignorer ou d'enregistrer les modifications apportées à un document
18. Cliquez sur Archiver pour ouvrir une fenêtre qui vous permet d'entrer des commentaires d'archivage, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
Les commentaires d'enregistrement sont facultatifs mais sont fortement recommandés. Ces commentaires doivent décrire de manière significative les modifications que vous avez apportées. Les utilisateurs ayant accès au document peuvent ensuite afficher ces commentaires à l'aide de l'historique des versions du document et comprendre par la suite les modifications qui ont été apportées au document tout au long de son cycle de vie.
19. Ensuite, cliquez à nouveau sur Archiver sur l'écran des commentaires pour enregistrer vos modifications et les rendre visibles aux autres.
Vous venez de voir comment activer l'extraction de documents pour votre bibliothèque. Vous avez également vu comment travailler avec des documents dans une bibliothèque qui vous oblige à les extraire avant de pouvoir les modifier dans un navigateur. Le processus est un peu différent pour les documents qui s'ouvrent dans le client. Nous examinerons ce processus dans le cadre de la section suivante.
Il n'est généralement pas recommandé d'exiger l'extraction d'un document pour les raisons suivantes :
Vous ne pouvez pas être co-auteur : l'extraction d'un document le verrouille pour votre édition exclusive et personne d'autre ne peut y apporter des modifications à moins qu'il ne soit à nouveau archivé. Pour cette raison, la co-création n'est pas possible sur les documents d'une bibliothèque qui nécessite l'extraction de documents.
Des étapes supplémentaires sont nécessaires pour créer et modifier des fichiers : Pour les bibliothèques qui nécessitent l'extraction, des étapes supplémentaires, telles que l'extraction des documents, puis leur réintégration, sont nécessaires pour que les documents soient créés et que les modifications soient visibles par d'autres utilisateurs. Ces étapes supplémentaires sont généralement un facteur dissuasif pour l'adoption par les utilisateurs.
Les gens oublient de s'enregistrer : Il n'est pas rare que les utilisateurs oublient d'archiver leurs modifications. À d'autres moments, les utilisateurs consultent accidentellement les mauvais documents pour diverses raisons. Cela laisse des documents extraits obsolètes dans ces bibliothèques. Une personne disposant d'un accès approprié doit ensuite revenir en arrière et jeter ces documents (ce qui entraîne la perte des modifications des utilisateurs) ou contacter des personnes pour vérifier leurs documents. Cela peut devenir fastidieux et chronophage pour les propriétaires de bibliothèques.
Il est logique d'exiger un départ dans les situations suivantes :
Grands lecteurs et très peu de collaborateurs : l'exigence d'extraction permet intrinsèquement à l'auteur du document d'y apporter et d'enregistrer des modifications sans que ces modifications ne soient visibles par le reste des utilisateurs du fichier. D'autres personnes continuent de voir le document précédemment archivé. Cela est utile dans les scénarios où vous avez très peu de personnes qui créent les documents dans cette bibliothèque, mais un large public qui les consulte. Des exemples de ces bibliothèques sont les documents de politique d'organisation, les guides, les modèles de formulaires de dépenses et d'autres modèles Excel.
Métadonnées requises : si vous avez des bibliothèques qui nécessitent la saisie de métadonnées, l'application du processus d'extraction/d'archivage garantit que les métadonnées sont renseignées. Si l'extraction n'est pas requise et que les utilisateurs enregistrent le document sans entrer les métadonnées obligatoires, SharePoint fournit un indicateur indiquant que les métadonnées sont manquantes, mais permet toujours aux utilisateurs d'enregistrer ces documents. Toutefois, si l'option Extraction/archivage est activée sur cette bibliothèque, SharePoint empêche les utilisateurs d'archiver les documents à moins que toutes les métadonnées requises ne soient entrées.
Autres paramètres de gestion des versions
Les paramètres de gestion des versions vous permettent en outre de contrôler les options suivantes pour vos listes et bibliothèques SharePoint :
Approbation du contenu : ce paramètre vous permet de contrôler si les nouveaux documents ou les révisions apportées aux documents existants dans la bibliothèque doivent faire l'objet d'une approbation ou d'une révision du contenu avant d'être visibles par d'autres utilisateurs. Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez que vos documents soient examinés et/ou approuvés avant d'être visibles par un groupe plus large de visiteurs de votre site ou de votre bibliothèque. Une colonne Statut d'approbation est ajoutée à la bibliothèque une fois que l'approbation du contenu est activée pour celle-ci. Lorsqu'un nouveau document est téléchargé ou que des modifications sont apportées à un document existant pour une telle bibliothèque, le statut du document passe à En attente. Seuls les utilisateurs qui ont le droit d'approuver des documents (généralement ceux qui disposent de l' autorisation Conception ou Contrôle total sur le document réel) peuvent afficher les documents nouvellement ajoutés ou afficher les modifications apportées aux documents existants à ce stade. Ces approbateurs peuvent ensuite approuver ou rejeter les modifications et la colonne Statut d'approbation du document est mise à jour en conséquence. Une fois approuvées, les modifications apportées au document deviennent visibles par les utilisateurs réguliers. Pour en savoir plus sur l'approbation du contenu, consultez cet article d'assistance ici :
Historique des versions du document : les différentes options de ce paramètre vous permettent de spécifier si une copie du document est conservée à chaque fois qu'il est modifié. La gestion des versions est désactivée par défaut pour les listes, mais vous pouvez l'activer. Pour les bibliothèques, la gestion des versions est toujours activée et ne peut pas être désactivée. En plus d'activer les versions majeures (1, 2, 3...), vous pouvez également activer les versions mineures (1.0, 1.1, 1.2...). Les versions mineures ne sont généralement utilisées qu'avec l'approbation du contenu et dans les scénarios de publication où vous souhaitez archiver vos modifications (mineures) de temps à autre. Cela permet également aux approbateurs de contenu d'examiner les modifications avant qu'elles ne soient publiées en tant que version majeure et ne deviennent visibles par tous ceux qui ont accès à l'élément. En plus d'activer les versions majeures (et éventuellement les versions mineures), vous pouvez également définir une limite sur le nombre de versions que SharePoint doit conserver.
La limitation du nombre de versions est utile pour les versions plus anciennes/locales de SharePoint. Cela était rendu nécessaire par le fait que SharePoint avait l'habitude de stocker des copies en double d'un document pour chaque version créée, ce qui représentait une charge énorme sur l'infrastructure locale sous-jacente, en fonction du nombre et de la taille des documents et des bibliothèques. Toutefois, SharePoint Online (et les versions locales plus récentes) enregistre le document d'origine dans son intégralité, puis ne stocke que les modifications à partir de ce moment. C'est beaucoup plus efficace et, par conséquent, il n'est pas aussi nécessaire de limiter les versions des documents maintenant.
Une fois la gestion des versions activée, SharePoint conserve une piste d'audit de toutes les modifications apportées à votre élément de liste ou document. Vous pouvez utiliser les points de suspension en regard d'un élément de liste ou d'un document pour afficher toutes les modifications précédemment apportées à cet élément par date et heure. Si l'extraction était nécessaire pour la bibliothèque, cet écran vous montrera également tous les commentaires d'archivage que vos collègues ont pu saisir pour décrire les modifications apportées au document dans le cadre de cet enregistrement.
Comme le montre la capture d'écran suivante, vous pouvez également cliquer sur une entrée de date et d'heure particulière pour afficher, restaurer ou supprimer une version historique de l'élément à ce moment-là :
Sécurité des brouillons : ce paramètre vous permet de spécifier qui peut voir les brouillons de documents dans votre bibliothèque. Ce paramètre n'est disponible que si les versions mineures (brouillons) sont activées dans votre bibliothèque ou si vous avez requis les approbations de contenu pour les éléments de votre liste ou bibliothèque. En règle générale, vous conservez cette option définie sur la valeur par défaut, ce qui permet uniquement à l'auteur du document, aux approbateurs et aux propriétaires de bibliothèque de voir les versions préliminaires (mineures) des documents.
Exiger l'extraction : comme nous l'avons vu, vous pouvez utiliser ce paramètre pour spécifier si les utilisateurs doivent extraire des documents avant de pouvoir les modifier. Nous avons vu ce réglage en détail dans la recette précédente.
Ce n'est pas tout...
Dans cette section, nous allons voir l'effet de l'exigence de l'extraction et de l'activation de la gestion des versions sur la co-création et l'ouverture de documents dans le client.
Processus d'extraction des documents qui s'ouvrent dans le client
La recette précédente décrit les étapes d'extraction et d'ouverture de documents dans un navigateur. Cette expérience est un peu différente lorsque vous ouvrez vos documents directement dans le client de bureau ou l'application. Un message s'affiche en haut de l'application cliente si votre bibliothèque nécessite l'extraction de documents et que vous ouvrez un document à partir d'une telle bibliothèque dans l'application cliente correspondante :
Vous pouvez ensuite cliquer sur Extraire et apporter des modifications à votre document comme d'habitude. Étant donné que le document a été ouvert à partir d'une bibliothèque de documents SharePoint Online, les modifications que vous avez apportées à celui-ci sont automatiquement enregistrées dans la bibliothèque. Vous devrez toutefois archiver le document pour que vos modifications soient visibles par d'autres personnes. Pour ce faire, procédez comme suit :
1. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Infos.
2. Cliquez sur Archivage pour lancer le processus d'enregistrement.
3. Entrez les commentaires d'archivage décrivant les modifications que vous avez apportées.
4. Cliquez sur OK pour archiver les modifications apportées au document, comme illustré dans la capture d'écran suivante :
Cela permet ensuite d'archiver le document et de rendre vos modifications visibles pour les autres membres de l'organisation.
Paramètres de co-création et de gestion des versions
Lorsque l'extraction n'est pas requise dans une bibliothèque et que deux utilisateurs ou plus travaillent avec le même document à partir de cette bibliothèque, SharePoint continue de synchroniser et d'enregistrer les modifications apportées simultanément par les utilisateurs. Cette opération d'enregistrement se produit fréquemment (en quelques secondes). À chaque fois, SharePoint enregistre une version du document et enregistre le nom de la personne qui a apporté les modifications au moment de l'opération d'enregistrement. L'enregistrement automatique est toutefois désactivé lorsque l'extraction de documents est requise. Par conséquent, SharePoint n'enregistre les versions provisoires que lorsque vous cliquez explicitement sur le bouton Enregistrer dans l'application correspondante. De plus, il ne publiera que la version finale du document qui a été archivé pour la dernière fois par l'utilisateur au lieu d'enregistrer plusieurs versions pour chaque opération d'enregistrement lorsque le document a été extrait pour l'utilisateur qui le modifie.
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