Power Platform - Apps - Automate - SharePoint
Déroulé pédagogique
Module 4 : Type de contenu
Concepts et Exemples concrets d’utilisation
Cf. Miro.
Exercices pratiques
Synthèse du module
Présentation des concepts
Les types de contenu dans SharePoint sont un mécanisme de modélisation du contenu. Un type de contenu est comme un gabarit ou un regroupement de paramètres qui définit la structure d’un élément : il peut spécifier un ensemble de colonnes (métadonnées), un modèle de document (pour les fichiers), des paramètres de flux de travail associés, etc. L’objectif est d’assurer une cohérence dans la manière dont certains contenus sont gérés à travers le site ou la collection de sites. En tant que concepteur de site, on peut créer un type de contenu pour un besoin spécifique, par exemple un type de contenu “Fiche Projet” qui comporte des colonnes telles que Chef de projet, Budget, Date de début, Statut. Ainsi, chaque fois qu’on ajoutera une nouvelle Fiche Projet (dans une liste ou bibliothèque prenant en charge ce type), toutes ces colonnes seront présentes et obligatoires, ce qui normalise la collecte d’informations.
Les types de contenu de site sont définis au niveau d’un site (ou du site parent dans une collection) et peuvent être utilisés dans tout sous-site ou toute liste de ce périmètre. Lorsqu’on crée un type de contenu de site, on choisit un type parent (par exemple “Document” ou “Élément de liste”) dont il hérite des caractéristiques, puis on y ajoute ses spécificités. L’utilisation des types de contenu apporte de la cohérence à un site : par exemple, si l’on veut que tous les documents de type “Contrat” aient les mêmes métadonnées (Client, Date de signature, Montant), on va créer un type de contenu “Contrat” au niveau du site et l’ajouter aux bibliothèques pertinente (). Ainsi, quand un utilisateur choisit Nouveau document dans ces bibliothèques, il verra l’option “Contrat” et en créant un tel document, le modèle associé (éventuellement un modèle Word pré-rempli) sera utilisé et les colonnes spécifiques au contrat seront demandée. Exemple: Menu Nouveau document proposant plusieurs types de contenu personnalisés dans une bibliothèque. Ici, des types “Modèle de rapport”, “Spécification de service”, “Ensemble de documents” et “Image” sont disponibles, chacun insérant un modèle ou un format spécifique pour les nouveaux fichier.
Les colonnes de site sont liées aux types de contenu : ce sont les modèles de colonnes réutilisables. Par exemple, on peut créer une colonne de site “Client” (de type texte) utilisée dans plusieurs types de contenu (Contrat, Offre, Fiche Projet). Ainsi, le champ “Client” sera le même partout et il sera plus facile d’agréger ou de rechercher par cette colonne à l’échelle du site. Gérer les colonnes de site et types de contenu de site se fait via les Paramètres du site > Galeries de concepteur web. Il faut disposer des autorisations de propriétaire du site (contrôle total) pour créer des types de contenu au niveau d’un site.
Un concept avancé lié aux types de contenu pour les documents est celui des Jeux de documents (“Document Set” en anglais). Il s’agit en fait d’un type de contenu spécial qui agit comme un dossier amélioré pouvant contenir plusieurs documents et métadonnées partagées. Par exemple, on pourrait avoir un jeu de documents “Dossier Projet” regroupant la charte, le plan projet, les comptes-rendus, avec des métadonnées communes (Projet, Chef de projet, etc.) assignées au dossier et partagées par tous les documents qu’il contient. Les jeux de documents doivent être activés via des fonctionnalités spécifiques et sont plus utilisés dans SharePoint on-premises, mais le principe illustre la puissance des types de contenu pour regrouper des informations.
Enfin, SharePoint Online intègre une fonctionnalité de gestion des métadonnées gérées via la Banque de termes (Term Store). La banque de termes permet de définir de manière centralisée des taxonomies – c’est-à-dire des ensembles de termes organisés hiérarchiquement (par exemple, une liste hiérarchique de Catégories de produits ou de Départements d’entreprise). Ces termes gérés peuvent ensuite être utilisés comme valeurs de colonnes (de type “Métadonnées gérées”) dans les listes et bibliothèques. On peut lier un type de contenu à une colonne de métadonnées gérées pour que les utilisateurs choisissent un terme dans un dictionnaire commun plutôt que saisir librement du texte (par ex., sélectionner le département dans une liste préétablie plutôt que taper un nom de département manuellement). La banque de termes favorise l’uniformité du vocabulaire et facilite la recherche transversale. Sa gestion se fait soit au niveau de l’administration centrale (pour des taxonomies globales à l’organisation), soit au niveau du site via Paramètres du site > Gestion du stockage des termes (pour créer des groupes de termes spécifiques au site). ().
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