Power Platform - Apps - Automate - SharePoint

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Microsoft 365 & SharePoint

Présentation de Microsoft 365 et SharePoint

Gonzague Ducos

Domaines clé des services Microsoft

Microsoft est le leader mondial de la collaboration et de la productivité d'entreprise.

Plus de 400 000 entreprises dans le monde utilisent les produits et services Microsoft. Plus de 100 millions d'utilisateurs actifs mensuels utilisent SharePoint. Microsoft est un leader dans la fourniture de plates-formes de services de contenu qui se concentre sur les domaines clés suivants :

Gestion de contenu

Un système de gestion de contenu (CMS) (également connu sous le nom de gestion de contenu d'entreprise ou ECM) vous permet :

de stocker,

de gérer

et éventuellement de partager le contenu d'une organisation, qui comprend des documents et/ou des pages Web.

Le premier véritable CMS de Microsoft est venu avec Windows SharePoint Services (WSS) 3.0, un produit qui a ensuite été connu sous le nom de SharePoint, qui est rapidement devenu une plate-forme de gestion de documents et de contenu très populaire.

Alors que SharePoint sert de solution de gestion de documents pour une équipe, OneDrive est destiné à héberger et à gérer les fichiers personnels des employés.

Collaboration

La collaboration est l'échange d'informations et d'idées entre des collaborateurs à l'intérieur ou même à l'extérieur d'une organisation. Les progrès technologiques plus récents permettent aux personnes qui collaborent d'être situées dans différents lieux géographiques tout en étant en mesure de travailler efficacement ensemble comme si elles étaient colocalisées. SharePoint et Teams, associés à vos applications Office préférées, telles que Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc., sont quelques-unes des solutions Microsoft qui existent pour aider à stimuler la collaboration d'entreprise.

Communication

La communication est vitale pour toute entreprise. Elle reflète la culture d'une organisation et aide à aligner les objectifs des individus au sein d'une organisation vers un objectif commun. Pour communiquer efficacement avec les employés, les organisations doivent offrir plusieurs canaux de communication formels et informels. En plus de communiquer la vision et les objectifs de l'organisation, ces canaux peuvent être utilisés pour mettre à jour leurs employés sur les nouvelles, les événements et les politiques afin de les préparer à une situation cruciale, d'assurer la sécurité ou d'écouter efficacement les opinions et les idées des autres employés. Microsoft dispose de plusieurs applications qui offrent des canaux de communication pour différents niveaux d'engagement, tels que les suivants :

Outlook : Pour une communication formelle

Teams : Pour une communication instantanée

Engage : Pour la communication entre les groupes d'intérêt

Automatisation des processus

L'automatisation des processus d'entreprise est l'utilisation de la technologie pour exécuter des tâches ou des processus reproductibles. Il permet d'accélérer et de standardiser les processus métier, améliorant ainsi la qualité du résultat tout en réduisant les coûts. Vous pouvez rationaliser les processus simples et complexes, tels que l'intégration des employés, les comptes fournisseurs, la gestion des contrats, la gestion du temps, etc.

Microsoft propose la sélection suivante d'applications, regroupées sous Power Platform pour vous aider à créer des applications d'automatisation des processus d'entreprise. Power Platform permet aux experts en la matière de créer des solutions d'entreprise nocode en utilisant les éléments suivants :

Power Apps : pour créer des formulaires en ligne

Power Automate : pour automatiser les processus répétitifs

Power BI : Pour analyser et visualiser des données

Power Virtual Agents : pour créer des chatbots

Productivité

Outre les applications mentionnées précédemment, il existe plusieurs autres applications qui ciblent des cas d'utilisation spécifiques, qui peuvent être largement divisés en catégories suivantes :

Office Online : Outlook, Word, Excel et PowerPoint pour créer et partager du contenu

Gestion de projet et de tâches : Utilisation de To Do pour gérer des tâches personnelles, Planner pour gérer des tâches de projet simples et Project Online pour les scénarios plus complexes

Formulaires numériques : utilisation de Power Apps et de Forms pour créer des formulaires et des enquêtes

Streaming vidéo : utilisation de Stream pour télécharger et gérer des vidéos

Copilot : Microsoft Copilot est le nouvel outil transformateur piloté par l'IA qui exploite la puissance de l'apprentissage automatique et du traitement du langage naturel pour optimiser la productivité, inspirer la créativité et améliorer la collaboration au sein de l'écosystème Microsoft. Il simplifie les tâches, propose des suggestions intelligentes, automatise les processus répétitifs et va au-delà d'un simple outil. Conçu pour les produits Microsoft tels que Microsoft 365, Dynamics 365, Fabric, Sales, Service et GitHub, Copilot responsabilise les utilisateurs dans divers domaines.

Tous ces produits et services sont maintenant intégrés et offerts sous la forme d'un service unifié appelé Microsoft 365 (anciennement connu sous le nom de Microsoft Office 365 ou Office 365). Avec Microsoft 365, Microsoft a conçu un modèle d'abonnement qui permet aux organisations de fournir ces services à leurs employés. Il est livré avec différents plans adaptés aussi bien aux grandes, moyennes et petites entreprises.

Mutation des infrastructure

Infrastructure-as-a-Service (IaaS) : dans ce modèle, au lieu d'acheter et d'entretenir leur propre matériel informatique, les organisations empruntent l'infrastructure nécessaire auprès d'un ou plusieurs fournisseurs de services en payant des frais. Ils installent et maintiennent ensuite les logiciels requis sur cette infrastructure.

Platform-as-a-Service (PaaS) : dans ce modèle, en plus de l'infrastructure, le fournisseur de services fournit également le système d'exploitation et les outils de développement nécessaires à la création d'applications.

Software-as-a-service (SaaS) : dans ce modèle, les applications sont fournies par le fournisseur de services. Ces applications sont accessibles via Internet. La responsabilité de la mise à niveau du logiciel et de la correction des bogues incombe au fournisseur de services.

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Source :

https://azure.microsoft.com/fr-fr/resources/cloud-computing-dictionary/what-is-paas⁠

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Evolutions de Microsoft 365

L'aventure de la suite de productivité de Microsoft a commencé dans les années 80 lorsqu'elle a été introduite pour la première fois par Bill Gates sous le nom de Microsoft Office, avec trois applications : Word, Excel et PowerPoint. Depuis lors, les applications Office ont conquis le monde de l'entreprise et les particuliers. Quiconque a déjà utilisé un PC a eu une certaine expérience de Microsoft Office à un moment donné. Il est difficile d'imaginer un monde sans Word, Excel et PowerPoint. Ces applications ont transformé le monde depuis le jour de leur lancement.

Alors qu'une équipe de Microsoft était occupée à améliorer la suite d'applications Office déjà populaire, une autre équipe était occupée à façonner une plate-forme de collaboration et de gestion de contenu à l'échelle de l'entreprise appelée SharePoint. Cette plateforme offre un stockage de documents en ligne et permet la collaboration entre les équipes. De plus, et depuis ses débuts, SharePoint a été conçu pour être une plate-forme hautement extensible et personnalisable qui permet aux développeurs et aux non développeurs d'étendre ses capacités en créant des solutions d'entreprise par-dessus.

SharePoint a d'abord été publié en tant qu'application autonome pour une installation sur un serveur (plusieurs entreprises l'utilisent encore localement) avant de devenir disponible sur le cloud sous le nom de SharePoint Online et en tant que membre de la famille Microsoft 365.

Les progrès de SharePoint ont donné naissance à d'autres technologies et outils qui sont maintenant devenus des produits complets eux-mêmes. Voici quelques-uns de ces produits :

OneDrive : les anciennes versions de SharePoint incluaient un service appelé Mes sites. Mes sites étaient des sites personnels pour chaque utilisateur SharePoint, un endroit où ils pouvaient stocker leurs fichiers personnels. Mes sites ont maintenant été remplacés par OneDrive.

Microsoft Teams : Teams a eu plusieurs vies avant de devenir l'outil de communication par défaut de Microsoft 365. En 2011, Microsoft a acquis Skype, un logiciel gratuit qui vous permet de passer des appels VOIP et d'héberger des vidéoconférences. Microsoft a ensuite remplacé l'outil de communication d'entreprise nommé Lync par Skype Entreprise, et désormais remplacé par Microsoft Teams.

Power Automate : SharePoint en tant que plateforme disposait d'une solution de flux de travail appelée Flux de travail SharePoint. Les flux de travail ont été conçus à l'aide d'un outil gratuit appelé SharePoint Designer. Bien que les flux de travail SharePoint soient puissants, leur gestion était difficile en raison de l'absence d'un outil visuel. Les flux de travail SharePoint sont devenus obsolètes avec l'avènement de Power Automate, qui disposait d'un concepteur visuel basé sur le Web si facile à utiliser que même les non-développeurs pouvaient créer eux-mêmes des solutions de flux de travail.

Power Apps : Microsoft InfoPath était un outil populaire pour la conception, l'édition et la distribution de formulaires électroniques. Les formulaires InfoPath pouvaient être connectés à diverses sources de données et étaient souvent utilisés avec SharePoint pour étendre les fonctionnalités des formulaires de liste SharePoint. InfoPath a depuis été abandonné et remplacé par des formulaires basés sur le Web connu sous le nom de Power Apps. Microsoft a essayé de faciliter la conception de formulaires pour les non-développeurs. Au-delà des formulaires, avec l'aide de Power Apps, vous pouvez créer des applications professionnelles personnalisées qui se connectent à vos données d'entreprise et s'exécutent de manière transparente dans le navigateur ou sur les appareils mobiles (téléphone ou tablette).

Power BI : En 2006, Microsoft a acquis ProClarity et a lancé PerformancePoint en tant que solution de business intelligence. Il a été abandonné en 2009 et a ouvert la voie à Power BI.

Microsoft Viva : Microsoft Viva est l'ajout le plus récent à la famille Microsoft 365, avec un ensemble croissant de fonctionnalités. Il s'agit d'une plate-forme qui combine des modules de communication, d'apprentissage, de ressources et d'informations.

Viva Topics est utilisé pour mettre à disposition les connaissances et l'expertise d'une organisation via Teams et SharePoint.

Viva Connections vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour votre personnel.

Viva Learning vous permet de créer un centre de formation qui apporte du contenu de LinkedIn Learning, Microsoft Learn et d'autres fournisseurs de contenu tiers.

Viva Insights se concentre sur votre productivité en fournissant des informations personnalisées sur vos e-mails, vos horaires de réunion, vos appels et vos chats.

Microsoft Copilot : Microsoft Copilot, une nouvelle entrée dans l'espace Microsoft 365, révolutionne la productivité en intégrant l'IA dans les tâches quotidiennes au sein des applications Microsoft 365. En s'appuyant sur des modèles de langage (LLM) avancés, Copilot comprend les entrées des utilisateurs dans Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc., améliorant ainsi la spécificité grâce à des techniques de base. En accédant au contenu de Microsoft Graph, Copilot fournit des réponses et des informations contextuelles. Éligible pour les entreprises, les entreprises et les établissements d'enseignement avec des exigences de licence spécifiques, Copilot rationalise les flux de travail, augmente la productivité et permet aux utilisateurs d'exploiter la puissance de l'IA au sein de l'écosystème Microsoft pour une efficacité et une innovation accrues.

Qu'est-ce que Microsoft 365 ?

Microsoft 365 est une offre SaaS et PaaS de Microsoft. Il s'agit d'un ensemble de plusieurs produits, services et plateformes, chacun adapté à un cas d'utilisation spécifique. Les applications Microsoft 365 sont accessibles en ligne à l'adresse

www.office.com⁠

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.⁠

En plus des applications en ligne, il vous permet également de télécharger la version client basée sur une licence de certaines applications, telles que Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), OneDrive, Teams, etc.

Le passage à Microsoft 365 vous offre les avantages suivants :

Un seul service d'abonnement pour tout : Microsoft 365 met à votre disposition un écosystème d'applications. Chaque application est conçue pour répondre à un cas d'utilisation spécifique. Vous disposez d'applications qui vous permettent de créer des formulaires électroniques et d'automatiser les processus métier, de créer des informations sur vos données commerciales, etc. Cela vous évite d'acheter plusieurs solutions ponctuelles pour chaque cas d'utilisation.

Aucune installation requise : toutes les applications Microsoft 365 sont accessibles via un navigateur Web, y compris celles qui ont une version Web et une version cliente. Des versions client sont disponibles pour certaines applications, telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Power BI, etc. Bien que les versions Web offrent des fonctionnalités limitées par rapport à la version de bureau, elles rattrapent assez rapidement leurs homologues clients.

Choisissez votre propre appareil : Microsoft 365 fonctionne sur PC, Mac et machines Linux. Il est compatible avec tous les principaux navigateurs, tels que Microsoft Edge, Internet Explorer 11, Mozilla Firefox, Google Chrome et Safari 10+.

Navigateurs qui fonctionnent avec Microsoft 365 pour le web et les compléments Microsoft 365 - Support Microsoft⁠

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Adapté aux mobiles : tous les services Microsoft 365 sont réactifs (c'est-à-dire qu'ils s'adaptent à la zone d'affichage de l'appareil) lorsqu'ils sont affichés sur les navigateurs mobiles. La plupart de ces services disposent également d'une application mobile qui vous permet d'exploiter des fonctionnalités mobiles natives (telles que l'appareil photo et le GPS).

Comparer le fonctionnement de différents appareils mobiles avec Office 365 - Support Microsoft⁠

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Bénéficiez toujours des dernières fonctionnalités : Microsoft 365 est constamment mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et capacités. Les utilisateurs n'ont pas à se soucier des mises à niveau ; ils peuvent bénéficier d'améliorations dès que les mises à jour Microsoft sont publiées sur le locataire de leur organisation. Votre organisation peut essayer de nouvelles fonctionnalités avant qu'elles ne soient publiées au grand public en optant pour une publication ciblée. Votre administrateur informatique peut désigner un ensemble d'utilisateurs pour tester ces nouvelles fonctionnalités avant qu'elles ne soient déployées dans le reste de l'entreprise.

Configurer les options de publication standard ou ciblée - Microsoft 365 admin⁠

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Haute disponibilité : Microsoft 365 offre une disponibilité de 99,9 %. Les informations des

états de service et continuité⁠

indiquent le temps de disponibilité données à travers le monde au cours des trois dernières années. Microsoft vous avertit au moins cinq jours avant toute tâche de maintenance programmée. Vous recevez également des notifications en cas de pannes imprévues. Les administrateurs peuvent vérifier l'état des services Microsoft 365 à partir du portail d'administration Service Health pendant les pannes partielles.

Sécurité de pointe : l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à passer au cloud est qu'elles ne sont pas sûres de la sécurité de leurs données. Voici quelques-uns de ces problèmes de sécurité :

Qui peut accéder à mes données ?: Vos données vous appartiennent. Il existe des politiques et des contrôles bien établis pour s'assurer que personne ne peut accéder à vos données sans autorisation. Il peut y avoir des scénarios exceptionnels où le gouvernement ou les forces de l'ordre peuvent demander vos données. Cf.

Microsoft Data Access Management⁠

Protégez les données contre les pirates : toutes les données Microsoft 365 sont stockées dans des environnements hautement sécurisés. Cependant, pour sécuriser davantage votre environnement Microsoft 365, Microsoft a défini certaines directives de sécurité qui doivent être suivies. Ces directives réduisent les risques de piratage, voire les éliminent complètement. Cf.

Bonnes pratiques de sécurité microsoft 365 pour les entreprises - Microsoft 365 Business Premium⁠

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Propriété des données : même si vos données sont enregistrées sur l'infrastructure Microsoft, ils ne sont pas propriétaires de vos données. Si vous annulez votre abonnement Microsoft 365, vos données sont supprimées de leurs serveurs au bout de 90 jours. Pendant ce temps, vous pouvez renouveler votre abonnement ou sauvegarder les données de Microsoft 365. Cf

Gestion des données chez Microsoft – Sécurité Microsoft⁠

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Conformité et sécurité de l'information : Microsoft 365 fournit également des fonctionnalités telles que la prévention des pertes de données et la gestion des appareils qui vous permettent de stocker les données et les informations de votre entreprise sans risque de fuite d'informations. Il offre des fonctionnalités supplémentaires en matière de conformité des données et de sécurité de l'information. Étant donné qu'il s'agit de domaines très spécialisés, axés sur l'aspect administratif de Microsoft 365, nous n'avons pas abordé ces sujets dans ce livre. Si vous êtes administrateur et que vous implémentez Microsoft 365 pour votre organisation, nous vous recommandons de vous familiariser avec ces domaines. Cf.

Microsoft Purview⁠

Cf.

Documentation de sécurité Office 365⁠

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Introduction to SharePoint Online

SharePoint Online fait partie de l'écosystème Microsoft 365 qui facilite la collaboration et la productivité dans les organisations en fournissant à ses utilisateurs des outils pour créer et partager du contenu. À la base, SharePoint est un système de gestion de contenu qui offre à ses utilisateurs des lieux, tels que des sites, des listes et des bibliothèques, où ils peuvent créer et stocker des documents et des données. Il permet également à ses utilisateurs de collaborer sur ce contenu en lui permettant d'être partagé en toute sécurité avec d'autres personnes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation. Les utilisateurs peuvent également trouver ce contenu en toute sécurité grâce à la puissante fonctionnalité Microsoft Search.

De plus, SharePoint permet à une organisation de communiquer efficacement par le biais de pages riches, d'outils attrayants et de composants WebPart. Nous aborderons ces domaines plus en détail tout au long du livre, en les présentant d'abord au chapitre 3, Sites modernes dans SharePoint Online.

SharePoint s'intègre bien avec de nombreux autres outils à l'intérieur et à l'extérieur de l'écosystème Microsoft 365, tel que Microsoft Teams, OneDrive et la suite Microsoft Office, pour n'en nommer que quelques-uns. SharePoint est accessible via une variété de navigateurs de bureau et mobiles, tels que Edge, Chrome, Firefox et Safari. Il est également accessible via des applications mobiles natives iOS et Android.

SharePoint est disponible à la fois en tant qu'installation électronique autonome (locale) et en tant qu'offre cloud via Microsoft 365. Les concepts clés s'appliquent également vers les deux versions de SharePoint.

Les recettes suivantes de ce chapitre d'introduction vous montreront comment effectuer certaines des tâches les plus courantes dans SharePoint Online :

Tâches courante

Accéder à la page de démarrage de SharePoint

La page d'accueil SharePoint est l'emplacement central qui vous montre le contenu pertinent de tous les sites SharePoint auxquels vous avez accès dans votre organisation. À partir de là, vous pouvez facilement accéder aux sites que vous suivez, visitent fréquemment ou que vous avez récemment visités. Cette page vous permet également de rechercher du contenu dans tous les sites SharePoint auxquels vous pouvez avoir accès.

Condition

Pour pouvoir accéder à la page d'accueil de SharePoint, votre organisation doit avoir acheté l'un des produits Microsoft 365 qui contiennent SharePoint. En outre, ils doivent vous avoir attribué une licence pour utiliser SharePoint Online.

Procédure

Accédez à

www.office.com⁠

et cliquez sur le bouton Se connecter.

Connectez-vous à l'aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe.

Vous serez redirigé vers la page d'accueil de Microsoft 365. Cliquez sur le lanceur d'applications dans le coin supérieur gauche, comme illustré dans l'image suivante :

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Cela développera le lanceur d'applications pour révéler les applications suggérées et fréquemment utilisées. Cliquez ensuite sur l' icône SharePoint, comme indiqué ci-dessous :

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Fonctionnement

La page d'accueil SharePoint affiche vos interactions sur tous les sites SharePoint auxquels vous avez accès. En bref, cette page vous permet d'accéder à ce qui est le plus pertinent pour vous, sans que vous ayez à rechercher le contenu.

Toutes les pages de SharePoint, y compris la page d'accueil, sont composées de trois sections :

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La barre de navigation Zone de recherche dans SP et OneDrive

La barre d’application

Accueil

Mes sites

Mes actualités

Mes fichiers

Mes listes

Créer

La zone de contenu principale

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Section signets

Suivis : lorsque vous créez un site, SharePoint l'ajoute automatiquement à la liste des sites que vous suivez

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Récents

Enregistrer pour plus tard : lorsque vous parcourez des pages de différents sites SharePoint, vous pouvez les mettre en signet en cliquant sur l'icône de signet (

⁠

) ou sur le lien Enregistrer pour plus tard en bas d'une actualité ou d'une page SharePoint

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Liens proposés : votre organisation peut ajouter des liens utiles à tous dans cette section. Ces liens sont visibles par tous les membres de l'organisation. Il peut s'agir de liens vers le site Web de votre organisation, le système de feuilles de temps, la paie ou d'autres ressources qui s'avéreraient utiles pour tout le monde. Seuls les utilisateurs disposant de certains privilèges d'administrateur peuvent créer ou modifier ces liens

Créer un site / Créer un article d’actualité

Actualité des sites : cette section rassemble les actualités de tous vos sites en un seul endroit

Sites fréquents

Affichage du contenu du site

La page Contenu du site dans SharePoint fournit une vue unique de toutes les listes, bibliothèques et autres applications du site. Tous les sous-sites de ce site apparaîtront également ici. Ajout d’éléments possible si vous disposez d'un accès approprié.

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Dans la page Contenu du site :

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Nouveau : Vous pouvez utiliser ce menu pour créer ou ajouter une liste, une page, une bibliothèque de documents, une application et un sous-site.

Utilisation du site : rapports pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le site et quel contenu est populaire parmi les utilisateurs. Générer et afficher des rapports sur les autorisations de contenu au sein de votre site.

Afficher les données d’utilisation de votre site SharePoint - Support Microsoft⁠

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Flux de travail de site : les flux de travail SharePoint sont désormais obsolètes. La façon moderne d'implémenter l'automatisation des processus et des flux de travail consiste à utiliser Power Automate dans Microsoft 365.

Paramètres du site : vous pouvez afficher et modifier les paramètres du site via ce lien.

Corbeille : permet d'afficher les éléments qui ont été supprimés de votre site.