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[Exo] Workflows (nouvelle expérience) : un flux de bout en bout

Objectif

  • Construire un workflow complet avec la nouvelle expérience Workflows de Copilot Studio (préversion publique) en utilisant les dix briques du panneau Add : Agent, Classify, M365 Copilot, Human review, Connector, Function, Variable, If/Else, Loop et Note

Scénario

Tri et réponse automatisée aux demandes de support internes : une demande saisie manuellement est classée, priorisée, documentée, un brouillon de réponse est rédigé par un agent, validé par un humain, puis envoyé et journalisé.

Prérequis

  • Accès à Copilot Studio avec la nouvelle expérience Workflows activée (préversion)
  • Connexions Outlook et SharePoint autorisées dans l'environnement
  • Les trois documents d'exemple fournis avec l'exercice, à déposer dans SharePoint avant la séance (voir étape 6) : Procédure ERP incidents de connexion, Procédure demandes d'accès applicatifs, FAQ RH télétravail
  • Une liste SharePoint "Journal des demandes" avec les colonnes suivantes :
ColonneType SharePointDétail
TitreUne seule ligne de texte (colonne Titre par défaut)Objet court de la demande
CatégorieChoixValeurs : Incident, Demande d'accès, Question RH, Autre
PrioritéChoixValeurs : Haute, Normale ; valeur par défaut : Normale
RéponsePlusieurs lignes de texte (texte brut)Réponse validée envoyée au demandeur
DateDate et heure (date uniquement)Date de traitement de la demande

Étape 1 : déclencheur manuel et entrées (Trigger)

  1. Créer un nouveau workflow ; conserver le type de déclencheur Manual (exécution à la demande)
  2. Dans Trigger inputs, cliquer sur Add an input et créer deux entrées de type texte : DemandeTexte et EmailDemandeur
  3. Où préparer les textes de test : les entrées du déclencheur manuel sont saisies au moment de chaque exécution de test (bouton d'exécution du workflow, panneau de saisie des entrées). Pour ne pas les retaper, les coller dans un nœud Note du canevas (voir étape 2) : ils seront copiés-collés dans le champ DemandeTexte à chaque test
  4. Les trois textes de test à utiliser :
Test Contenu
Test 1 (incident urgent) Bonjour, impossible de me connecter à l'ERP depuis ce matin, message d'erreur E502. Toute l'équipe comptable est bloquée, c'est urgent : nous avons une clôture aujourd'hui.
Test 2 (demande d'accès applicatif) Bonjour, je viens d'arriver au service marketing et j'aurais besoin d'un accès à Power BI ainsi qu'au site SharePoint Campagnes 2026. Mon manager est Mme Martin.
Test 3 (question RH) Bonjour, à combien de jours de télétravail ai-je droit par semaine et comment les déclarer dans l'outil RH ?

Étape 2 : documenter le canevas (Note)

  1. Ajouter un nœud Note en haut du canevas : "Workflow de tri des demandes internes | v1 | auteur et date"
  2. Ajouter une seconde Note contenant les trois textes de test de l'étape 1 (pense-bête pour les exécutions)

Ajouter une note avant chaque grande section (classification, rédaction, envoi) ; les notes n'ont aucun effet à l'exécution

Étape 3 : initialiser une variable (Variable)

  1. Ajouter un nœud Variable et initialiser Statut (texte) à "Nouveau"
  2. Cette variable sera mise à jour à "Validé" après la revue humaine puis "Envoyé" après l'envoi

Étape 4 : classer la demande (Classify)

  1. Ajouter un nœud Classify avec en entrée DemandeTexte
  2. Créer trois catégories avec les descriptions suivantes (la qualité des descriptions est le premier facteur de précision) :
CatégorieDescription à saisir
IncidentDysfonctionnement d'un outil ou d'un service existant : message d'erreur, panne, lenteur anormale, impossibilité de se connecter ou d'utiliser une fonctionnalité qui marchait auparavant. N'inclut pas les demandes de nouveaux droits ou d'accès.
Demande d'accèsDemande d'ouverture, de modification ou de retrait de droits sur une application, un site, une licence ou une ressource : nouvel arrivant, changement de poste, accès à un dossier ou à un outil. N'inclut pas les pannes ni les questions d'usage.
Question RHQuestion sur les règles et processus ressources humaines : congés, télétravail, paie, mutuelle, formation, temps de travail, avantages. Aucun problème technique ni demande de droits applicatifs.
  1. Ajouter un exemple par catégorie (réutiliser des variantes des textes de test) pour améliorer la précision
  2. La catégorie Default (branche Other) est créée automatiquement : la câbler vers une revue manuelle, rien ne doit passer silencieusement.

Étape 5 : prioriser (If/Else)

  1. Sur la branche Incident, ajouter un nœud If/Else
  2. Condition : DemandeTexte contient "urgent" (ou "bloqué")
  3. Branche vraie : mettre une variable Priorite à "Haute" ; branche fausse : "Normale"

Étape 6 : rechercher le contexte (M365 Copilot)

Le nœud M365 Copilot confie une étape du workflow à Microsoft 365 Copilot. La réponse est ancrée sur les courriels, fichiers, agenda et conversations du compte Microsoft 365 connecté au nœud, dans le respect de ses droits d'accès. Il faut donc d'abord donner à ce compte de la matière à trouver.

  1. Préparer les connaissances : déposer les trois documents d'exemple fournis avec l'exercice dans une bibliothèque SharePoint accessible au compte qui exécutera le nœud (ou dans son OneDrive) :
Procedure_ERP_incidents_connexion.docx9.5 KB⬇

Procedure_demandes_acces_applicatifs.docx9.4 KB⬇

FAQ_RH_teletravail.docx9.3 KB⬇

DocumentSert à répondre au testContenu clé
Procédure ERP incidents de connexionTest 1 (incident)Code erreur E502, résolution niveau 1, règle d'escalade en période de clôture
Procédure demandes d'accès applicatifsTest 2 (accès)Validation manager obligatoire, délais Power BI 2 jours et SharePoint 1 jour, cas du nouvel arrivant
FAQ RH télétravailTest 3 (RH)2 jours par semaine, déclaration dans l'outil Temporis la veille au plus tard
  1. Attendre l'indexation Microsoft 365 (quelques minutes après le dépôt) ; vérifier en recherchant "E502" dans la recherche Microsoft 365 : le document doit remonter avant de poursuivre
  2. Ajouter le nœud M365 Copilot et se connecter avec le compte Microsoft 365 de formation (bouton de connexion du panneau de configuration)
  3. Dans le champ Message, saisir l'invite suivante en insérant le jeton dynamique DemandeTexte via le sélecteur de contenu dynamique :
    "    Recherche dans les procédures et FAQ internes les informations utiles pour répondre à la demande suivante. Réponds sous forme de liste de cinq points maximum, en citant le nom du document source de chaque point, puis indique le délai ou la règle applicable. Demande :" suivi du jeton DemandeTexte.
  4. Paramètres avancés : laisser Agent vide pour l'expérience Microsoft 365 Copilot générale (le champ permet aussi de cibler Researcher, Analyst ou un agent Agent Builder du tenant) ; régler Time Zone sur le fuseau du compte utilisé.
✅
Champ laissé vide (par défaut) : le nœud appelle l'expérience Microsoft 365 Copilot générale, ancrée sur les courriels, fichiers, agenda et conversations du compte connecté. C'est le choix retenu dans notre exercice, adapté à une recherche documentaire simple.
Researcher : agent Microsoft préinstallé, conçu pour la recherche approfondie en plusieurs étapes. Il croise le web et vos contenus de travail (fichiers, courriels, réunions, conversations), prend volontairement plus de temps de raisonnement et restitue un rapport structuré avec sections et sources citées. À choisir quand l'étape du workflow doit produire une synthèse documentée et vérifiable plutôt qu'une réponse rapide ; c'est la variante "pour aller plus loin" de notre étape 6.
Analyst : agent Microsoft préinstallé orienté données chiffrées. Il nettoie, résume et raisonne sur des nombres issus de classeurs Excel et d'autres sources, à la manière d'un analyste de données. Pertinent quand l'étape doit interpréter un tableau, calculer des tendances ou expliquer des écarts, pas pour du texte documentaire.
Microsoft 365 Admin : agent Microsoft dédié aux questions et tâches d'administration du tenant Microsoft 365 (utilisateurs, licences, paramètres, état des services). Il n'a d'intérêt que si le compte connecté au nœud dispose de rôles d'administration ; utile pour des workflows IT internes (par exemple vérifier un état de service avant de répondre à un incident), hors périmètre de notre exercice.
Surveys : agent Microsoft dédié aux enquêtes : création de questionnaires et exploitation des réponses. Utile dans un workflow qui génère un sondage de satisfaction après traitement d'une demande, par exemple ; ce serait d'ailleurs une extension possible de l'exercice (envoyer une mini-enquête au demandeur après l'envoi de la réponse).
Enter custom value : permet de coller l'identifiant unique d'un agent qui n'apparaît pas dans la liste, typiquement un agent créé par votre équipe avec Agent Builder ou un agent partagé dans le tenant. C'est le pont entre les workflows et vos agents maison : le champ Message devient alors l'invite envoyée à cet agent, qui répond avec ses propres instructions, connaissances et outils.
À noter : la liste affichée dépend du tenant (les agents Microsoft 365 Admin et Surveys relèvent des agents "Frontier" déployés progressivement) ; il est donc normal de ne pas voire exactement les mêmes entrées selon leur environnement.

  1. Tester le nœud seul (node-level testing) avec le texte du test 1 : la réponse doit citer la procédure ERP et mentionner l'erreur E502 et la règle d'escalade.
  2. Pour mesurer l'apport de l'ancrage : exécuter une fois AVANT le dépôt des documents (réponse générique) et une fois APRÈS (réponse sourcée) et comparer.
  3. La sortie du nœud devient du contenu dynamique réutilisé par le nœud Agent de l'étape 7

Étape 7 : rédiger le brouillon (Agent)

  1. Ajouter un nœud Agent : "Rédiger une réponse professionnelle et vouvoyée à la demande suivante : [DemandeTexte]. S'appuyer sur ce résumé documentaire : [réponse du nœud M365 Copilot]. La demande est de catégorie Incident avec une priorité [Priorite]. Signer Équipe support"
  2. Choisir une sortie structurée à deux champs : ReponseTexte et ObjetMessage
  3. Activer éventuellement l'option à observer : "Request human assistance" (escalade automatique en cas de doute)

[Option] Étape 8 : validation humaine (Human review)

  1. Ajouter un nœud Human review avant tout envoi
  2. Soumettre ReponseTexte au valideur (vous-même pour l'exercice) avec approbation ou rejet et commentaire
  3. En cas de rejet : renvoyer vers le nœud Agent avec le commentaire ; en cas d'approbation : mettre Statut à "Validé"

Étape 9 : mettre en forme (Compose)

  1. Ajouter un nœud Compose pour construire l'objet final du courriel
  2. Exemple d'expression pour préparer l'objet du message :
    concat('[', variables('Priorité'), '] ', body('Agent')?['structuredOutput/ObjetMessage'], ' | ', formatDateTime(utcNow(), 'dd/MM/yyyy'))
  3. Vérifier le résultat avec le test de nœud (node-level testing) avant de poursuivre
  4. Détail : le nœud Compose se trouve dans le panneau Ajouter sous Function, catégorie Data Operations ; il évalue une expression et expose le résultat dans une sortie unique nommée Output, réutilisable par tous les nœuds suivants
  5. Mise en pratique : dans le champ Inputs, basculer en mode expression (icône </>) et saisir concat('[', variables('Priorite'), '] Demande interne | ', formatDateTime(utcNow(), 'dd/MM/yyyy'))

Étape 10 : itérer sur les destinataires (Loop)

Créer une liste Destinataires contenant EmailDemandeur et l'adresse de l'équipe support

  1. Ajouter un nœud Loop qui parcourt cette liste
    Le type de boucle est Pour chaque ; le champ Expression de tableau attend un tableau ; saisir directement dans le champ, en texte brut,     @split(triggerBody()?['text_1'], ',')
  2. Dans la boucle, référencer l'élément en cours avec le jeton Current item (ou @item() en expression) : c'est lui qui alimente le champ À du connecteur Outlook de l'étape 11 ; @iterationIndexes('Loop') renvoie l'index de l'itération en cours

Étape 11 : envoyer et journaliser (Connector)

  1. Dans la boucle : connecteur Outlook "Envoyer un e-mail" avec l'objet de l'étape 9 et le corps ReponseTexte
  2. Après la boucle : connecteur SharePoint "Créer un élément" dans la liste Journal des demandes (Titre, Catégorie, Priorité, Réponse, Date)
  3. Mettre Statut à "Envoyé"

Étape 12 : test de bout en bout

  1. Exécuter le workflow trois fois, en collant à chaque fois un des textes de test de l'étape 1 dans DemandeTexte (et votre adresse dans EmailDemandeur)
  2. Vérifier : classification correcte, priorité, passage par la revue humaine, courriels reçus, élément créé dans SharePoint
  3. Vérifier que chaque réponse s'appuie bien sur le bon document (E502, délais d'accès, règle des 2 jours de télétravail)
  4. Tester aussi un texte hors périmètre (par exemple "Quelle est la météo demain ?") pour valider la branche Other

Critères de réussite

  • Les dix types de nœuds du panneau Add sont présents et utiles au scénario
  • Les trois demandes de test suivent chacune la bonne branche
  • Les réponses citent les documents déposés à l'étape 6 (ancrage vérifié)
  • Aucun envoi ne se fait sans approbation humaine
  • Le journal SharePoint contient une ligne par demande traitée, avec les bons types de colonnes

Points de vigilance

  • Les workflows (nouvelle expérience) sont en préversion publique : fonctionnalités susceptibles d'évoluer, pas d'usage en production
  • Un workflow créé dans la nouvelle expérience ne peut pas être converti vers l'expérience classique
  • Chaque action exécutée consomme de la capacité Copilot Studio (Copilot Credits)
  • Le nœud M365 Copilot répond avec les droits du compte connecté : en formation, utiliser un compte de démonstration, jamais un compte personnel de production

Sources

Environnement par défaut (SARL IN SET) > Tri des demandes internes (exercice)