Bonnes pratiques
https://sharepointmaven.com/sharepoint-document-management-best-practices/?utm_source=collab365&utm_medium=collab365today&utm_campaign=daily_digest
#1 Sites plutôt que dossier
Créer plusieurs sites, plutôt que plusieurs dossiers dans un seul site
#2 Créer plusieurs bibliothèques
Au sein d’un même site : créer des bibliothèques, plutôt que des dossiers dans la bibliothèque principale.
# 3 : Évitez les nombreuses autorisations uniques
Au lieu d’autoriser une personne à accéder à un élément (bibliothèque, liste...) d’un site (autorisation unique), préférez créer un site entièrement partagés.
# 4 : Utiliser les métadonnées
Toujours à la mode mais moins utilisées car :
- Recherche moderne suffisamment puissante pour se passer des métadonnées
- Microsoft Teams, qui crée un dossier par canal, et donc permet de rester organisé
- La Synchronisation OneDrive, qui ignore les métadonnées
- Impossible d’agréger et de filtrer globalement (sites & bibliothèques) par métadonnées
- Les sites Hub. Plus de collection de sites unique, où on pouvait créer toutes les colonnes de site à la racine et les propager vers les sous-sites inférieurs.
Mais :
- Les bibliothèques de documents SharePoint modernes possèdent un moteur de recherche de métadonnées.
- La conservation moderne, la gestion des enregistrements, les étiquettes de conformité et les étiquettes de confidentialité reposent toutes sur les métadonnées.
# 5 : Utiliser la synchronisation
Synchroniser localement les fichiers SP.
# 6 : Connaitre les limites de SharePoint
Par exemple, une limitation à 400 caractères pour les URL.
# 7 : Autoriser l’accès à partir de Teams
En plus de l’accès directe et de Sync.