Microsoft SharePoint Online est une composante de Microsoft 365 qui permet aux organisations de stocker, partager et gérer du contenu (documents, listes d’informations, etc.) de façon centralisée dans le cloud.

Intégré à la suite Microsoft 365, SharePoint Online s’appuie sur une architecture côté cloud (données hébergées sur les serveurs Microsoft, accessibles via Internet) et côté client (navigateur web, applications Office connectées, appli mobile) pour fournir un environnement de collaboration moderne.

SharePoint Online est un service cloud conçu pour aider les entreprises à partager des contenus et des connaissances tout en facilitant la collaboration : il favorise le travail d’équipe, permet de retrouver rapidement l’information et de collaborer de manière fluide à l’échelle de l’organisation. En pratique, SharePoint Online sert de portail d’entreprise où créer des sites d’équipe ou de communication, sur lesquels les utilisateurs peuvent consulter et modifier des documents, suivre des listes d’éléments, et développer des applications légères sans programmation.

SharePoint Online est étroitement lié aux autres services Microsoft 365 : par exemple, OneDrive Entreprise fournit un espace personnel de stockage cloud s’appuyant sur SharePoint, et Microsoft Teams utilise SharePoint pour stocker les fichiers partagés dans les équipes.

L’administration de SharePoint Online se fait via le Centre d’administration Microsoft 365 (ou le Centre d’administration SharePoint dédié) pour la création de collections de sites, la gestion des profils utilisateurs et des paramètres globaux. Néanmoins, dans le cadre d’une formation “Concepteur”, on se concentre surtout sur l’administration à l’échelle des sites (paramètres de site, permissions, personnalisation) plutôt que sur les configurations avancées du tenant.

Création de la plateforme Microsoft 365.

SharePoint propose deux types principaux de conteneurs de contenu : les listes et les bibliothèques. Une liste SharePoint est une collection d’informations structurées en lignes et colonnes (similaire à un tableau ou à une feuille Excel) que l’on peut partager avec d’autres utilisateurs. Chaque élément d’une liste correspond à une ligne de données (par exemple une tâche, un contact, un événement) comportant plusieurs champs (colonnes) tels que Titre, Date, Personne assignée, etc. SharePoint fournit de nombreux modèles de liste prêts à l’emploi pour faciliter l’organisation des informations (liste de tâches, calendrier, enquête, suivi d’incidents, etc.).

Une bibliothèque SharePoint est un lieu de stockage de fichiers au sein d’un site. Elle permet de téléverser, créer, mettre à jour et coéditer des documents en collaboration avec l’équipe. Chaque bibliothèque affiche la liste des fichiers qu’elle contient ainsi que des informations clés (nom, date de modification, auteur modificateur, etc.). Par défaut, tout nouveau site d’équipe comporte une bibliothèque de documents nommée Documents. On peut créer d’autres bibliothèques selon les besoins (par exemple une bibliothèque d’images pour les photos, ou de formulaires).

Les listes et bibliothèques partagent de nombreuses fonctionnalités : gestion des colonnes (métadonnées), tri et filtrage, vues personnalisées, gestion des versions, alertes, etc. La différence est que les bibliothèques sont optimisées pour les fichiers tandis que les listes gèrent des enregistrements textuels.

Au-delà des listes standard, SharePoint Online inclut également l’application Microsoft Lists (intégrée à SharePoint), qui offre une interface modernisée pour créer et utiliser les listes, y compris quelques modèles modernes (suivi de problèmes, agenda d’événements, gestion d’inventaire, etc.).

Création de listes de tâches, d'annonces, de calendriers et d'enquêtes. Création de bibliothèques de documents et d'images.

Sur le site d’équipe Projet Alpha créé précédemment, accédez au contenu du site (Paramètres ⚙️ > Contenu du site).

Créer une liste, comme Calendrier, Galerie...

Cliquez sur Nouveau > Application (Add an app en anglais) pour ouvrir la galerie des applications disponibles. Vous y verrez les différents modèles (icônes) de listes et bibliothèques : Tâches, Calendrier, Annonces, Contacts, Bibliothèque de documents, etc.

Création d’une liste de tâches : choisissez le modèle Panneau, donnez un nom à la nouvelle liste (par ex. “Tâches Projet Alpha”). Une fois la liste créée, cliquez dessus pour l’ouvrir. La vue par défaut affiche des colonnes comme Nom de la tâche, Échéance, Assigné à, etc. Ajoutez quelques exemples de tâches pour montrer le fonctionnement (chaque ligne représente une tâche, on peut éditer les champs en cliquant sur l’élément ou via le mode d’édition rapide).

Créer une nouvelle bibliothèque de documents (via Nouveau > Bibliothèque de documents). Donnez-lui un nom (ex: “Documents Projet Alpha”). Ouvrez-la pour montrer qu’initialement elle est vide et propose de glisser-déposer des fichiers ou d’en créer des nouveaux en utilisant le bouton Nouveau (document Word, Excel, etc.). Uploadez un fichier exemple afin de montrer qu’il apparaît dans la liste avec ses métadonnées (Nom, Modifié le, Modifié par). Montrez qu’en sélectionnant un document, une barre d’outils contextuelle permet de le ouvrir, supprimer, déplacer, etc., et que le menu ... sur un document offre encore plus d’actions (historique des versions, gérer les permissions, etc.).

Création de documents Office. Modification des colonnes. Versioning.

L’un des grands atouts de SharePoint Online est son intégration poussée avec la suite Microsoft Office, facilitant la collaboration documentaire. Avec Microsoft 365, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document Word, Excel ou PowerPoint stocké dans SharePoint (Collaboration sur des documents et co-création de documents - Microsoft Support). Ce mécanisme de coédition en temps réel (co-authoring) élimine les conflits de modifications et évite les échanges de pièces jointes par e-mail. Par exemple, un document Word partagé sur SharePoint peut être ouvert par 3 collègues en même temps : chacun voit apparaître les modifications des autres en direct, ce qui accélère la production de contenus partagés.

Chaque bibliothèque SharePoint est en quelque sorte une bibliothèque de documents Office en ligne. Lorsqu’un utilisateur clique sur un fichier Word/Excel/PowerPoint, il a le choix de l’ouvrir soit directement dans Office Web (version en ligne) dans le navigateur, soit dans l’application Office de bureau installée sur son poste. Dans les deux cas, le document reste stocké sur SharePoint et les modifications sont enregistrées en ligne, permettant la coédition. Cette intégration se manifeste aussi par la possibilité, depuis les applications Office, de sauvegarder directement un document dans SharePoint/OneDrive (via Enregistrer sous > Sites SharePoint). De plus, des fonctionnalités comme Présence et commentaires sont disponibles : on peut @mentionner quelqu’un dans un commentaire Word ou Excel, ce qui lui enverra une notification et sera visible lorsqu’il ouvrira le document.

SharePoint assure également la gestion des documents au sens large : historique des versions, concurrence d’édition, métadonnées et flux d’approbation. Chaque fois qu’un document est modifié, SharePoint peut conserver l’ancienne version. Ainsi on peut consulter l’historique et restaurer une version antérieure en cas d’erreur (par exemple si un contenu a été supprimé par mégarde, on peut revenir à la version précédente). Le versionnage est activé par défaut sur les bibliothèques de documents modernes, avec un nombre illimité de versions majeures conservées, ce qui garantit la traçabilité des changements.

SharePoint propose aussi une fonction d’approbation de contenu (lorsqu’elle est activée sur une bibliothèque ou liste). Dans ce cas, tout nouvel élément ou document chargé reste en état En attente tant qu’un utilisateur avec les permissions d’approbation ne l’a pas approuvé. Cela permet de mettre en place un contrôle qualité simple, où par exemple un manager valide les documents avant qu’ils ne soient visibles par le reste de l’équipe.

Enfin, SharePoint prend en charge le check-out / check-in (archivage et extraction des fichiers) en mode classique : un utilisateur peut “Extraire” un document pour indiquer qu’il le modifie en exclusivité, empêchant les autres d’éditer tant que le fichier n’est pas “Archivé” (check-in) à nouveau. Cependant, avec la coédition moderne, cette pratique est moins utilisée – on privilégie souvent la coédition simultanée plutôt que l’extraction exclusive, sauf cas particuliers (documents très sensibles ou besoin d’éviter toute édition concurrente).

Les types de contenu dans SharePoint sont un mécanisme de modélisation du contenu. Un type de contenu est comme un gabarit ou un regroupement de paramètres qui définit la structure d’un élément : il peut spécifier un ensemble de colonnes (métadonnées), un modèle de document (pour les fichiers), des paramètres de flux de travail associés, etc. L’objectif est d’assurer une cohérence dans la manière dont certains contenus sont gérés à travers le site ou la collection de sites. En tant que concepteur de site, on peut créer un type de contenu pour un besoin spécifique, par exemple un type de contenu “Fiche Projet” qui comporte des colonnes telles que Chef de projet, Budget, Date de début, Statut. Ainsi, chaque fois qu’on ajoutera une nouvelle Fiche Projet (dans une liste ou bibliothèque prenant en charge ce type), toutes ces colonnes seront présentes et obligatoires, ce qui normalise la collecte d’informations.

Les types de contenu de site sont définis au niveau d’un site (ou du site parent dans une collection) et peuvent être utilisés dans tout sous-site ou toute liste de ce périmètre. Lorsqu’on crée un type de contenu de site, on choisit un type parent (par exemple “Document” ou “Élément de liste”) dont il hérite des caractéristiques, puis on y ajoute ses spécificités. L’utilisation des types de contenu apporte de la cohérence à un site : par exemple, si l’on veut que tous les documents de type “Contrat” aient les mêmes métadonnées (Client, Date de signature, Montant), on va créer un type de contenu “Contrat” au niveau du site et l’ajouter aux bibliothèques pertinente (Créer ou personnaliser un type de contenu de site - Support Microsoft)】. Ainsi, quand un utilisateur choisit Nouveau document dans ces bibliothèques, il verra l’option “Contrat” et en créant un tel document, le modèle associé (éventuellement un modèle Word pré-rempli) sera utilisé et les colonnes spécifiques au contrat seront demandée.  Exemple:Menu Nouveau document proposant plusieurs types de contenu personnalisés dans une bibliothèque. Ici, des types “Modèle de rapport”, “Spécification de service”, “Ensemble de documents” et “Image” sont disponibles, chacun insérant un modèle ou un format spécifique pour les nouveaux fichier.

Les colonnes de site sont liées aux types de contenu : ce sont les modèles de colonnes réutilisables. Par exemple, on peut créer une colonne de site “Client” (de type texte) utilisée dans plusieurs types de contenu (Contrat, Offre, Fiche Projet). Ainsi, le champ “Client” sera le même partout et il sera plus facile d’agréger ou de rechercher par cette colonne à l’échelle du site. Gérer les colonnes de site et types de contenu de site se fait via les Paramètres du site > Galeries de concepteur web. Il faut disposer des autorisations de propriétaire du site (contrôle total) pour créer des types de contenu au niveau d’un site.

Un concept avancé lié aux types de contenu pour les documents est celui des Jeux de documents (“Document Set” en anglais). Il s’agit en fait d’un type de contenu spécial qui agit comme un dossier amélioré pouvant contenir plusieurs documents et métadonnées partagées. Par exemple, on pourrait avoir un jeu de documents “Dossier Projet” regroupant la charte, le plan projet, les comptes-rendus, avec des métadonnées communes (Projet, Chef de projet, etc.) assignées au dossier et partagées par tous les documents qu’il contient. Les jeux de documents doivent être activés via des fonctionnalités spécifiques et sont plus utilisés dans SharePoint on-premises, mais le principe illustre la puissance des types de contenu pour regrouper des informations.

Enfin, SharePoint Online intègre une fonctionnalité de gestion des métadonnées gérées via la Banque de termes (Term Store). La banque de termes permet de définir de manière centralisée des taxonomies – c’est-à-dire des ensembles de termes organisés hiérarchiquement (par exemple, une liste hiérarchique de Catégories de produits ou de Départements d’entreprise). Ces termes gérés peuvent ensuite être utilisés comme valeurs de colonnes (de type “Métadonnées gérées”) dans les listes et bibliothèques. On peut lier un type de contenu à une colonne de métadonnées gérées pour que les utilisateurs choisissent un terme dans un dictionnaire commun plutôt que saisir librement du texte (par ex., sélectionner le département dans une liste préétablie plutôt que taper un nom de département manuellement). La banque de termes favorise l’uniformité du vocabulaire et facilite la recherche transversale. Sa gestion se fait soit au niveau de l’administration centrale (pour des taxonomies globales à l’organisation), soit au niveau du site via Paramètres du site > Gestion du stockage des termes (pour créer des groupes de termes spécifiques au site). (Create and manage terms in a term set - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn).

Créer et gérer la banque de termes, les colonnes de sites, les types de contenus.

Dans SharePoint, les pages constituent l’interface de présentation du contenu aux utilisateurs. On distingue historiquement plusieurs types de pages : les pages de composants WebPart (pages classiques modulaires), les pages de publication (utilisées dans les sites à publication structurée) et les pages modernes introduites avec SharePoint Online. SharePoint Online moderne utilise principalement des pages modernes, qui sont hautement visuelles, adaptatives (responsive design) et faciles à éditer directement depuis le navigateur. Personnaliser les pages consiste à y ajouter du contenu sous forme de Web Parts, à choisir une mise en page, et à modifier l’aspect (images, textes, mise en forme).

Dans notre contexte de formation concepteur, on se concentrera sur les pages modernes car ce sont celles que vous utiliserez pour construire vos sites sur SharePoint Online. Elles offrent une grande souplesse : n’importe quel utilisateur avec droits d’édition peut cliquer Modifier sur une page, ajouter du texte formaté, insérer des images ou vidéos, intégrer des web parts de liste, calendrier, Power BI, etc. Le tout de manière conviviale.

Personnalisation en mode Édition : Pour éditer une page moderne, on clique sur Modifier en haut à droite de la page. La page passe alors en mode édition : on peut survoler les zones et voir apparaître des bordures et des icônes + permettant d’insérer du contenu. Par exemple, en plaçant le curseur sous le titre de la page, une ligne avec un + entouré apparaît (Create and use modern pages on a SharePoint site - Microsoft Support) – c’est l’indicateur pour ajouter un nouveau Web Part ou une nouvelle section. En cliquant sur +, on peut choisir d’ajouter soit une nouvelle section (structure en colonnes), soit directement un Web Part dans la section courante. Un volet latéral s’ouvre alors listant les différents Web Parts disponibles (Texte, Image, Vidéo, Bibliothèque de documents, Planning, Twitter, Formulaire Power Apps, etc.). On sélectionne le Web Part désiré, qui s’ajoute à la page. On peut ensuite configurer ce Web Part (chaque composant a son petit menu ou un crayon d’édition). Par exemple, pour un Web Part “Actualités”, on peut choisir la source (les actualités de ce site ou d’un hub), le nombre d’éléments à afficher, la disposition (liste, carrousel…).

Pendant l’édition, la page est en mode brouillon (non visible des autres tant qu’elle n’est pas publiée). On peut Enregistrer en brouillon pour y revenir plus tard, ou directement Publier pour rendre la page visible à tous les utilisateurs du site. Il est possible également de Programmer la publication d’une page (avec la fonctionnalité d’horaire, si activée, on peut choisir une date de publication future – utile pour les sites de communication qui veulent publier une actualité à une date précise).          

Création d'une page de publication.

Modification d'un site : titre, thème, WebParts.

Personnaliser un site SharePoint signifie adapter son apparence, sa navigation et sa configuration pour qu’il corresponde aux besoins de l’équipe ou du projet. Un site SharePoint se compose de pages (vu au module précédent), de contenu (listes, bibliothèques) et d’une structure de navigation. Par défaut, un site d’équipe comporte un menu latéral (navigation rapide) et éventuellement un menu supérieur (surtout si c’est un site de communication ou un hub). La personnalisation de site inclut : modifier le titre et la description du site, choisir un thème graphique (couleurs / design), ajouter un logo, ajuster la navigation (liens du menu) et intégrer éventuellement des fonctionnalités complémentaires (par ex. activer certaines fonctionnalités de site selon les besoins).

Les espaces de travail dans SharePoint désignent généralement des sites conçus pour une collaboration restreinte sur un sujet particulier. Historiquement, SharePoint offrait des modèles d’« Espace de travail de réunion » ou d’« Espace de travail de document », qui étaient en fait des sous-sites spécialisés pour gérer respectivement des réunions (agenda, documents associés) ou collaborer sur un document précis avec bibliothèque, tâches, etc. Dans SharePoint Online moderne, on n’utilise plus ces modèles prédéfinis, mais on atteint le même objectif via les sites d’équipe Microsoft 365 (souvent couplés à un canal Teams). Un site d’équipe standard peut servir d’espace de travail projet, d’espace de collaboration pour un groupe, etc. La différence se situe plus au niveau de l’usage et de la configuration qu’à un type de site à part.

Personnalisation de l’apparence : SharePoint Online propose plusieurs thèmes prédéfinis (couleurs). Via Paramètres > Changer l’apparence, un propriétaire de site peut appliquer un thème différent (par exemple un thème aux couleurs de l’entreprise si configuré, ou l’un des thèmes standards bleu, orange, violet, etc.). On peut également personnaliser la navigation : ajouter/supprimer des liens dans le menu. Sur un site d’équipe, le menu latéral peut être modifié en cliquant sur Modifier les liens (en bas du menu) – on peut réordonner les liens, créer des sous-liens. Sur un site de communication (avec menu top horizontal), la modification du menu se fait de façon similaire en haut de page.

De plus, on peut configurer la page d’accueil du site (choisir quelle page est la page d’accueil – en général on garde celle par défaut ou on la remplace par une autre page créée). Pour les sites hubs (si applicable), la personnalisation s’étend au partage du thème et de la navigation commune à tous les sites associés au hub.

Web Parts de liste et Web Parts personnalisés : Ceci renvoie à l’utilisation des Web Parts (déjà abordés) pour afficher du contenu de liste sur les pages. Par exemple, plutôt que d’obliger les utilisateurs à naviguer vers la liste “Tâches” via le contenu du site, on peut intégrer cette liste en page d’accueil grâce au Web Part Liste configuré pour montrer les tâches. Ainsi, on personnalise l’expérience en mettant en avant les informations importantes. Un Web Part personnalisé désigne généralement un composant développé sur mesure ou fourni par un tiers, qui n’existe pas par défaut. Dans SharePoint Online, l’ajout de web parts personnalisés se fait via l’App Catalog (catalogue d’applications) par un administrateur – ensuite ils deviennent utilisables comme n’importe quel web part. Le concepteur de site doit savoir que c’est possible et, le cas échéant, demander à l’admin d’installer un web part spécifique si un besoin ne peut être couvert par les web parts natifs.

Gérer un espace de travail (site) : Gérer un site, c’est organiser son contenu et ses sous-sites. Une bonne pratique dans SharePoint Online moderne est d’éviter la multiplication de sous-sites en dessous d’un site d’équipe ; à la place, on crée généralement des nouveaux sites et on les associe via un hub (pour la navigation transversale). Toutefois, au sein d’un même site, on peut tout de même créer des sous-sites classiques si besoin (via Contenu du site > Nouveau sous-site en expérience classique). Par exemple, on pourrait avoir un site principal “Services Généraux” et des sous-sites “Maintenance”, “Restauration” si l’organisation le justifie. Gérer un espace de travail implique de décider si on segmente en sous-sites ou sites distincts, de contrôler l’héritage des permissions entre ces entités (voir module sécurité), et de configurer la navigation de manière cohérente (par ex., ajouter des liens vers les sous-sites dans le menu du site parent ou dans un web part de répertoire).

Le terme Web Parts de répertoire peut se référer aux composants affichant un annuaire ou une liste d’éléments automatiquement. Par exemple, un Web Part de répertoire de sites afficherait la liste des sous-sites d’un site parent. Dans les versions plus anciennes, il existait un Annuaire de sites qui listait tous les sites d’une collection. Aujourd’hui, si on veut lister des sites, on peut utiliser le Web Part Liens rapides (en y mettant les sites manuellement) ou développer un script, mais ce n’est plus vraiment natif. En revanche, on a un Web Part Annuaire de personnes (ou Contacts) qui permet de présenter une liste de personnes sous forme de cartes de profil. Selon l’interprétation, “WebParts de répertoire” pourrait ainsi signifier utiliser ces composants de type annuaire (sites ou personnes) pour aider les utilisateurs à naviguer.

Mise en place des accès d'un site.

Ajout d'un workflow de liste.